Het gebeurt vaker dan u denkt. U ontvangt een geboorteakte waarop uw naam verkeerd gespeld staat. Op een diploma ontbreekt een letter. Een huwelijksakte bevat een foutieve geboortedatum of een verkeerd huisnummer.
Wanneer u vervolgens een beëdigde vertaling nodig hebt, lijkt de oplossing eenvoudig: de vertaler kan de fout toch gewoon verbeteren?
Dat is echter niet mogelijk.
Een beëdigd vertaler mag de inhoud van een officieel document niet aanpassen, ook niet wanneer overduidelijk is dat er een fout in staat. Dat heeft alles te maken met de rol van de beëdigd vertaler en met de juridische waarde van een beëdigde vertaling.
Een beëdigd vertaler vertaalt, maar wijzigt niets
De opdracht van een beëdigd vertaler is duidelijk.
Hij of zij maakt een volledige en getrouwe vertaling van het document dat wordt voorgelegd.
Dat betekent dat de vertaling zo nauwkeurig mogelijk moet overeenstemmen met de inhoud van het originele document.
De vertaler is dus geen administratieve overheid die fouten mag verbeteren en evenmin een rechter die kan beslissen welke gegevens juist of fout zijn.
Waarom is dat zo belangrijk?
Een beëdigde vertaling heeft een officieel karakter.
De ontvangende overheid moet erop kunnen vertrouwen dat de vertaling exact weergeeft wat op het originele document staat.
Zou een beëdigd vertaler zelf fouten verbeteren, dan ontstaat er een verschil tussen het origineel en de vertaling.
Dat zou precies het tegenovergestelde zijn van wat een beëdigde vertaling moet zijn.
Wat als de fout overduidelijk is?
Ook dan mag de vertaler niets aanpassen.
Stel dat op een geboorteakte staat:
Janssen
terwijl alle andere documenten aantonen dat de familienaam eigenlijk
Jansen
moet zijn.
Zelfs wanneer iedereen ziet dat het waarschijnlijk om een administratieve vergissing gaat, moet de vertaling de naam overnemen zoals hij op het originele document voorkomt.
De vertaler mag niet zelf beslissen welke versie volgens hem correct is.
Geldt dat ook voor typefouten?
Ja.
Ook eenvoudige schrijffouten worden niet gecorrigeerd.
Dat geldt bijvoorbeeld voor:
- verkeerd gespelde namen;
- foutieve datums;
- onjuiste huisnummers;
- tikfouten;
- verkeerde postcodes;
- administratieve vergissingen.
Al deze gegevens worden vertaald zoals zij op het document voorkomen.
Wat gebeurt er met onleesbare tekst?
Soms is een document beschadigd.
Een stempel kan gedeeltelijk onleesbaar zijn.
Een handgeschreven aanvulling kan moeilijk te ontcijferen zijn.
Ook in die gevallen mag de beëdigd vertaler niets invullen of raden.
Wanneer een woord niet leesbaar is, wordt dat op een correcte en transparante manier aangegeven.
Zo blijft voor de ontvangende instantie duidelijk welke informatie daadwerkelijk op het originele document zichtbaar was.
Mag de vertaler ontbrekende gegevens aanvullen?
Nee.
Wanneer een document bijvoorbeeld geen geboortedatum vermeldt, mag de vertaler die informatie niet uit een paspoort of een identiteitskaart overnemen.
Zelfs wanneer de ontbrekende gegevens zonder twijfel bekend zijn, blijven zij buiten de vertaling zolang zij niet op het originele document voorkomen.
Elke beëdigde vertaling heeft uitsluitend betrekking op het document dat wordt vertaald.
Wat als verschillende documenten elkaar tegenspreken?
Dat komt geregeld voor.
Een geboortedatum op een diploma kan verschillen van de geboortedatum op een geboorteakte.
Een naam kan op verschillende documenten telkens iets anders worden gespeld.
Ook in die situatie mag de beëdigd vertaler niets harmoniseren.
Elk document wordt afzonderlijk vertaald.
De eventuele tegenstrijdigheden blijven dus zichtbaar.
Het is aan de bevoegde overheid om te beoordelen hoe daarmee moet worden omgegaan.
Kan de vertaler een opmerking toevoegen?
In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk zijn om een neutrale toelichting op te nemen.
Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer:
- tekst volledig onleesbaar is;
- een stempel slechts gedeeltelijk zichtbaar is;
- een deel van het document ontbreekt;
- een handgeschreven aanvulling niet kan worden ontcijferd.
Zo’n opmerking beschrijft uitsluitend de feitelijke situatie.
De vertaler geeft daarbij geen oordeel over de oorzaak of de juistheid van de inhoud.
Wat moet u doen als uw document een fout bevat?
Wanneer het gaat om een officiële administratieve fout, is het meestal aangewezen om contact op te nemen met de instantie die het document heeft afgegeven.
Afhankelijk van het soort document kan die overheid een verbeterde versie of een nieuw afschrift afleveren.
Dat is vaak de beste oplossing, zeker wanneer het document nog jarenlang zal worden gebruikt.
Is een nieuwe vertaling dan noodzakelijk?
Ja.
Wanneer een verbeterd origineel document wordt afgegeven, moet ook een nieuwe beëdigde vertaling worden opgesteld.
De oorspronkelijke vertaling heeft immers betrekking op het oorspronkelijke document en kan niet zomaar worden aangepast.
Waarom is deze werkwijze juist een extra waarborg?
Sommige klanten vinden het vreemd dat een duidelijke fout niet mag worden verbeterd.
Toch vormt precies deze strikte werkwijze een belangrijke garantie voor de betrouwbaarheid van beëdigde vertalingen.
Iedereen kan erop vertrouwen dat de vertaling exact overeenstemt met het originele document.
De vertaler voegt niets toe.
Hij laat niets weg.
En hij verandert niets.
Dat is één van de fundamentele principes van een beëdigde vertaling.
Veelgestelde vragen
Mijn naam staat verkeerd gespeld. Kan de vertaler dat aanpassen?
Nee.
De naam wordt vertaald zoals hij op het document voorkomt.
De geboortedatum is fout. Wat nu?
Neem contact op met de overheid die het document heeft afgegeven en vraag, indien mogelijk, een verbeterd document aan.
Mag de vertaler ontbrekende informatie uit mijn paspoort overnemen?
Nee.
Een beëdigde vertaling heeft uitsluitend betrekking op het document dat wordt vertaald.
Kan de vertaler vermelden dat een fout waarschijnlijk een schrijffout is?
Nee.
De vertaler geeft geen inhoudelijke beoordeling van officiële documenten.
Wat gebeurt er met onleesbare tekst?
Wanneer tekst niet kan worden gelezen, wordt dat op een neutrale manier aangegeven.
Er wordt nooit gegist naar ontbrekende informatie.
Besluit
Een beëdigd vertaler heeft niet de bevoegdheid om fouten in officiële documenten te verbeteren, hoe duidelijk die fouten ook lijken. De taak van de vertaler bestaat erin de inhoud van het oorspronkelijke document volledig en getrouw weer te geven, zonder toevoegingen, verbeteringen of interpretaties.
Die strikte werkwijze vormt net de kracht van een beëdigde vertaling. Ze garandeert dat de ontvangende instantie precies ziet wat op het originele document staat en voorkomt dat een vertaling afwijkt van de officiële bron waarop zij gebaseerd is.