Beëdigde vertalingen zijn voor veel mensen onbekend terrein. De meeste klanten hebben slechts één of enkele keren in hun leven een beëdigde vertaling nodig. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er veel misverstanden bestaan over de procedure.
Sommige mensen laten documenten onnodig legaliseren, anderen denken dat een gewone vertaling voldoende is of zijn ervan overtuigd dat zij de originele documenten altijd persoonlijk moeten afgeven.
Deze misverstanden kunnen leiden tot extra kosten, vertragingen en soms zelfs tot de weigering van documenten door de ontvangende instantie.
Hieronder bespreken we tien hardnekkige misverstanden die we in de praktijk regelmatig tegenkomen.
Misverstand 1: Een gewone vertaling is hetzelfde als een beëdigde vertaling
Dat is waarschijnlijk het meest voorkomende misverstand.
Een gewone vertaling geeft de inhoud van een document correct weer, maar heeft geen officieel karakter.
Een beëdigde vertaling wordt opgesteld door een beëdigd vertaler die officieel verklaart dat de vertaling volledig en getrouw overeenstemt met het oorspronkelijke document.
Wanneer een overheid, rechtbank, universiteit of notaris een beëdigde vertaling vraagt, volstaat een gewone vertaling meestal niet.
Misverstand 2: Ik moet altijd met de originele documenten langskomen
Dat was vroeger vaak het geval.
Vandaag verloopt de procedure grotendeels digitaal.
In de meeste dossiers volstaat een duidelijke scan of een kwaliteitsvolle foto van het originele document.
Alleen wanneer een buitenlandse instantie of een specifieke procedure dat vereist, moeten de originelen later nog worden voorgelegd.
Misverstand 3: Een blauwe stempel maakt een document officieel
Veel mensen vertrouwen nog altijd op zichtbare kenmerken zoals stempels en handgeschreven handtekeningen.
Sinds de digitalisering van de Belgische procedure is dat niet langer de basis van de rechtsgeldigheid.
Een digitaal ondertekende beëdigde vertaling heeft dezelfde juridische waarde als de vroegere papieren versie.
De veiligheid zit vandaag in de elektronische handtekening, niet in een zichtbare stempel.
Misverstand 4: Elke beëdigde vertaling heeft automatisch een apostille
Nee.
Een apostille is een volledig afzonderlijke administratieve procedure.
Heel wat beëdigde vertalingen worden uitsluitend in België gebruikt en vereisen helemaal geen apostille.
Of een apostille nodig is, hangt af van het land waarvoor het document bestemd is.
Misverstand 5: Een apostille bevestigt dat de inhoud van mijn document juist is
Ook dat klopt niet.
Een apostille bevestigt uitsluitend de authenticiteit van een handtekening en de hoedanigheid van de persoon die het document heeft ondertekend.
De inhoud van het document wordt niet gecontroleerd.
Misverstand 6: Een beëdigd vertaler mag fouten in mijn document verbeteren
Dat is een veelgestelde vraag.
Wanneer op een geboorteakte, diploma of ander officieel document een fout voorkomt, mag de beëdigd vertaler die niet aanpassen.
De vertaling moet een correcte weergave zijn van het document zoals het werd afgegeven.
Indien nodig moet eerst een verbeterd origineel document worden aangevraagd.
Misverstand 7: Een beëdigde vertaling is overal ter wereld automatisch geldig
Dat zou handig zijn, maar de werkelijkheid is complexer.
Elk land bepaalt zelf welke documenten worden aanvaard.
Sommige landen vragen alleen een beëdigde vertaling.
Andere eisen daarnaast ook een apostille, legalisatie of bijkomende administratieve formaliteiten.
Daarom is het belangrijk om vooraf na te gaan welke vereisten gelden voor uw specifieke dossier.
Misverstand 8: Een beëdigde vertaling blijft altijd onbeperkt bruikbaar
De vertaling zelf behoudt haar waarde.
Toch vragen veel overheden dat het oorspronkelijke document recent werd afgegeven.
Een uittreksel uit het strafregister of een geboorteakte mag bijvoorbeeld soms niet ouder zijn dan drie of zes maanden.
Wanneer een nieuw origineel document wordt afgeleverd, is meestal ook een nieuwe beëdigde vertaling nodig.
Misverstand 9: Een beëdigde vertaling duurt altijd lang
Dat hoeft helemaal niet.
Dankzij de digitale procedure kunnen veel documenten vandaag aanzienlijk sneller worden verwerkt dan vroeger.
De uiteindelijke levertermijn hangt af van verschillende factoren, zoals:
- de omvang van het document;
- de taalcombinatie;
- de complexiteit van de tekst;
- eventuele bijkomende formaliteiten.
Een eenvoudige geboorteakte kan vanzelfsprekend sneller worden vertaald dan een uitgebreid juridisch dossier.
Misverstand 10: Elke instantie hanteert dezelfde regels
Dat is misschien wel de grootste bron van verwarring.
Zelfs binnen hetzelfde land kunnen verschillende overheden andere vereisten opleggen.
Een universiteit kan andere voorwaarden hanteren dan een rechtbank.
Een ambassade kan andere documenten vragen dan een gemeente.
Het is daarom verstandig om steeds de instructies van de ontvangende instantie zorgvuldig te controleren.
Waarom ontstaan zoveel misverstanden?
Internationale documenten brengen vaak verschillende rechtssystemen samen.
Wat in België gebruikelijk is, hoeft niet noodzakelijk overeen te stemmen met de regels in een ander land.
Daarnaast veranderen administratieve procedures geregeld.
De digitalisering van beëdigde vertalingen is daar een goed voorbeeld van.
Veel informatie die vandaag nog op internet circuleert, is gebaseerd op de vroegere papieren werkwijze en is daardoor niet langer volledig actueel.
Hoe voorkomt u vertragingen?
Een goede voorbereiding voorkomt de meeste problemen.
Controleer daarom steeds:
- welk type vertaling wordt gevraagd;
- of een apostille of legalisatie nodig is;
- of het originele document recent genoeg is;
- of alle pagina’s volledig leesbaar zijn;
- welke taal de ontvangende instantie precies verlangt.
Door deze punten vooraf na te gaan, voorkomt u dat uw dossier onnodig vertraging oploopt.
Veelgestelde vragen
Is een beëdigde vertaling altijd duur?
Niet noodzakelijk.
De prijs hangt onder meer af van de omvang van het document, de taalcombinatie en de moeilijkheidsgraad.
Kan ik dezelfde beëdigde vertaling meerdere keren gebruiken?
Dat hangt af van de vereisten van de ontvangende instantie en van de geldigheid van het oorspronkelijke document.
Is een digitale beëdigde vertaling minder officieel?
Nee.
Een digitaal ondertekende beëdigde vertaling heeft dezelfde juridische waarde als een papieren versie.
Waarom krijg ik verschillende antwoorden van verschillende overheden?
Omdat elke overheid haar eigen administratieve voorschriften kan toepassen.
Dat betekent niet noodzakelijk dat één van beide antwoorden fout is.
Besluit
De meeste problemen rond beëdigde vertalingen ontstaan niet door de vertaling zelf, maar door misverstanden over de administratieve procedure. Wie vooraf weet welke documenten nodig zijn, welke formaliteiten gelden en welke vereisten de ontvangende instantie oplegt, voorkomt onnodige kosten en vertragingen.
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat uw documenten sneller en zonder problemen kunnen worden gebruikt, zowel in België als in het buitenland.