Een apostille is een stempel of certifcaat die wordt afgegeven door de FOD Buitenlandse Zaken (BUZA) en waarmee de echtheid van een handtekening op een document wordt bevestigd. Daardoor is uw document in het buitenland juridisch geldig. Met andere woorden: de overheid bevestigt dat de persoon die het document heeft ondertekend, daadwerkelijk bevoegd is om dat te doen. Dit kan zowel van toepassing zijn op uw originele document als op de vertaling. In het eerste geval bevestigt de overheid dat de ondertekenaar van uw document daadwerkelijk een notaris, bevoegde ambtenaar, burgemeester enzovoort is. In het geval van een vertaling bevestigt de overheid dat de ondertekenaar daadwerkelijk een beëdigd vertaler is. In principe zijn er dus twee afzonderlijke apostilles vereist: één voor het originele document en één voor de vertaling.
Hoe vraag ik een apostille aan in België?
In België vraagt u een apostille online aan via het platform eLegalization van de FOD Buitenlandse Zaken. Sinds 2018 worden apostilles uitsluitend in elektronische vorm afgeleverd, als pdf-document. De kostprijs bedraagt € 20 per document.
Afhankelijk van de instantie die het document heeft afgegeven (zoals een gemeente, notaris, rechtbank, NARIC of beëdigd vertaler), kan de aanvraag soms ook rechtstreeks door die instantie via eLegalization worden ingediend. Informeer hiervoor bij de betrokken instantie of bij uw gemeente.
De procedure verloopt als volgt:
1. Online aanvraag
Voor sommige documenten moet de apostille worden aangevraagd door de instantie die het document heeft afgegeven, zoals uw gemeente, de notaris of de beëdigd vertaler. U kunt de aanvraag niet zelf indienen; zij moet steeds gebeuren via de dienst die het document heeft uitgereikt.
b) Voor sommige documenten moet u zelf de apostille aanvragen, bijvoorbeeld voor een uittreksel uit het strafregister. Dien uw aanvraag in via het platform eLegalization en upload het document waarvoor u een apostille wenst te verkrijgen (https://elegalisation.cloud.diplomatie.be). Vervolgens ontvangt u van de Dienst Legalisatie een e-mail met een betalingsverzoek. Zodra de betaling is ontvangen, ontvangt u een e-mail met een link naar uw geapostilleerde document(en).
2. Betaling en aflevering
Na ontvangst van de betaling wordt de apostille doorgaans binnen enkele werkdagen per e-mail bezorgd. De geldigheid van de apostille kan nadien steeds worden gecontroleerd via het LegalWeb-portaal, waar het document ook opnieuw kan worden gedownload.
3. Loketbehandeling (optioneel)
Documenten van maximaal vier pagina’s die persoonlijk worden aangeboden bij de Dienst Legalisatie (Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel) worden in principe onmiddellijk behandeld. Een bezoek is uitsluitend mogelijk na voorafgaande afspraak via de website van de FOD Buitenlandse Zaken.
Wanneer heb ik een apostille nodig? Waarom zou een document een apostille nodig hebben? Wat is het doel van een apostille?
Een apostille is nodig wanneer een officieel document in het buitenland zal worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan een geboorteakte, huwelijksakte, diploma, notariële akte, attest van nationaliteit of een beëdigde vertaling. Met een apostille bevestigt de FOD Buitenlandse Zaken dat de ondertekenaar van uw document daadwerkelijk bevoegd is om het document te ondertekenen. Hierdoor kan het document in het buitenland als rechtsgeldig worden aanvaard.
Een apostille is altijd voor het buitenland, nooit binnenland. Een Belgisch document dat in België zal gebruikt worden, hoeft geen apostille. Maar een Belgisch document dat bv. in de Verenigde Staten wordt gebruikt, moet doorgaans voorzien zijn van een apostille, en omgekeerd: een Amerikaans document dat in België moet worden voorgelegd, zal meestal ook een apostille nodig hebben.
Welke vertaling kan van een apostille voorzien worden?
Om een apostille voor de vertaling te verkrijgen moet het originele document een authentieke akte zijn. Om te beginnen, het moet worden ondertekend. Niet-ondertekende documenten komen niet in aanmerking voor een apostille.
Daarnaast moet de handtekening afkomstig zijn van een bevoegde openbare functionaris, zoals:
- een notaris;
- een burgemeester;
- een ambtenaar van de burgerlijke stand;
- een griffier;
- een andere bevoegde overheidsambtenaar;
- een beëdigd vertaler.
Documenten die enkel zijn ondertekend door een privépersoon of een medewerker van een onderneming kunnen doorgaans niet rechtstreeks van een apostille worden voorzien. Zo kan een jaarverslag dat enkel door een bedrijfsdirecteur werd ondertekend of een rekeninguittreksel dat door een bank werd afgeleverd, niet automatisch worden geapostilleerd. Vaak moet zo’n document eerst worden gelegaliseerd of notarieel worden bekrachtigd.
Sommige documenten vereisen een voorafgaande legalisatie
Voor bepaalde documenten volstaat de oorspronkelijke handtekening niet om een apostille te verkrijgen. In dat geval moet het document eerst worden voorgelegd aan een bevoegde overheid die de handtekening bevestigt.
Zo moet een gerechtelijke beslissing (vonnis) die reeds door een rechter werd ondertekend, eerst worden voorzien van een legalisatie door de FOD Justitie voordat de FOD Buitenlandse Zaken een apostille kan afleveren.
Ook diploma’s en andere onderwijsdocumenten moeten vaak eerst worden gevalideerd door de bevoegde onderwijsinstantie, zoals NARIC-Vlaanderen, alvorens zij voor apostillering in aanmerking komen.
Omdat de vereisten verschillen naargelang het type document, is het raadzaam om vooraf na te gaan welke tussenstappen noodzakelijk zijn. Zo vermijdt u onnodige verplaatsingen en vertragingen bij de aanvraag van uw apostille.
Apostille en beëdigde vertalingen
Wanneer een Belgisch document in het buitenland moet worden gebruikt, is vaak ook een beëdigde vertaling vereist. In dat geval wordt het document vertaald door een beëdigd vertaler.
De vertaling zelf kan eveneens van een apostille worden voorzien. De apostille bevestigt dan niet de inhoud van de vertaling, maar wel dat de vertaler daadwerkelijk als beëdigd vertaler is geregistreerd en bevoegd is om beëdigde vertalingen af te leveren.
In België moet de aanvraag voor een apostille op een beëdigde vertaling worden ingediend door de beëdigd vertaler die de vertaling heeft ondertekend. De vertaling kan dus niet zomaar door de klant aan het loket worden aangeboden.
Vertaling van buitenlandse apostilles
Wanneer wij een buitenlands document vertalen dat reeds voorzien is van een apostille, vertalen wij de apostille eveneens integraal mee. Dat doen wij om misverstanden te vermijden en omdat de apostille vaak essentiële informatie bevat over de authenticiteit van het document.
Een Nederlandse vertaling van een buitenlands document die in België wordt gebruikt, hoeft in principe niet opnieuw van een apostille te worden voorzien. De vertaling is immers een Belgisch document dat bestemd is voor gebruik in België.
Moet het brondocument ook een apostille hebben?
Wanneer u een beëdigde vertaling nodig heeft die later zelf van een apostille moet worden voorzien, is het sterk aanbevolen om eerst het brondocument van een apostille te laten voorzien. Dit vereenvoudigt de procedure en maakt het voor de beëdigd vertaler gemakkelijker om een apostille voor de vertaling aan te vragen.
Wat is het verschil tussen een apostille en een legalisatie?
.