Wie documenten in het buitenland moet gebruiken, krijgt al snel te maken met begrippen zoals beëdigde vertaling, legalisatie en apostille. Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, hebben ze elk een volledig andere betekenis.
Dat zorgt regelmatig voor verwarring. Sommige mensen denken dat een beëdigde vertaling automatisch ook een apostille bevat. Anderen laten eerst een document vertalen, terwijl het eigenlijk eerst gelegaliseerd had moeten worden. Zulke misverstanden kunnen leiden tot onnodige kosten en vertragingen.
In dit artikel leggen we uit wat elk van deze procedures precies inhoudt, wanneer ze nodig zijn en hoe ze zich tot elkaar verhouden.
Wat is een beëdigde vertaling?
Een beëdigde vertaling is een officiële vertaling die wordt opgesteld door een beëdigd vertaler.
De beëdigd vertaler verklaart dat de vertaling een volledige en getrouwe weergave vormt van het oorspronkelijke document. Hierdoor krijgt de vertaling een officieel karakter en kan zij worden gebruikt bij overheden, rechtbanken, universiteiten, notarissen en andere officiële instanties.
Een beëdigde vertaling zegt echter niets over de echtheid van het oorspronkelijke document. Zij bevestigt uitsluitend dat de vertaling correct is.
Wat is een legalisatie?
Legalisatie is een administratieve procedure waarbij een bevoegde overheid bevestigt dat een handtekening op een document authentiek is en afkomstig is van een persoon die bevoegd was om het document te ondertekenen.
Belangrijk om te weten is dat de overheid de inhoud van het document niet controleert.
Bij een legalisatie wordt uitsluitend bevestigd dat:
- de handtekening echt is;
- de ondertekenaar bevoegd was;
- eventueel ook het officiële zegel of de hoedanigheid van de ondertekenaar wordt bevestigd.
Met andere woorden: legalisatie zegt niets over de juistheid van de informatie die in het document staat.
Wat is een apostille?
Een apostille is een bijzondere vorm van legalisatie.
Zij wordt gebruikt tussen landen die partij zijn bij het Haags Apostilleverdrag van 5 oktober 1961.
Dankzij dat verdrag hoeft een document niet langer via verschillende overheden en ambassades te worden gelegaliseerd. Eén apostille van de bevoegde autoriteit volstaat om het document in een ander verdragsland te kunnen gebruiken.
De apostille vereenvoudigt dus de internationale erkenning van officiële documenten aanzienlijk.
Wat is het verschil tussen legalisatie en een apostille?
Het verschil zit vooral in de internationale procedure.
Wanneer beide landen aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag, volstaat meestal één apostille.
Is één van beide landen geen partij bij dat verdrag, dan kan een uitgebreidere legalisatieprocedure nodig zijn, waarbij meerdere instanties en soms ook de ambassade of het consulaat betrokken zijn.
Welke procedure van toepassing is, hangt volledig af van het land waarvoor het document bestemd is.
Hebt u altijd alle drie nodig?
Nee.
Dat is misschien wel het grootste misverstand.
Niet elk dossier vereist:
- een beëdigde vertaling;
- een legalisatie;
- én een apostille.
Vaak is slechts één van deze stappen nodig.
In andere gevallen zijn twee of zelfs alle drie de procedures noodzakelijk.
Enkele praktische voorbeelden
Voorbeeld 1: geboorteakte voor gebruik in België
U hebt een buitenlandse geboorteakte en een Belgische overheid vraagt een Nederlandse vertaling.
In dat geval is vaak alleen een beëdigde vertaling nodig.
Voorbeeld 2: Belgische geboorteakte voor gebruik in Spanje
Afhankelijk van de concrete situatie kan de Spaanse overheid vragen om:
- een recente geboorteakte;
- een apostille op de geboorteakte;
- een beëdigde vertaling.
Welke documenten precies nodig zijn, hangt af van de procedure waarvoor de akte wordt gebruikt.
Voorbeeld 3: diploma voor een buitenlandse universiteit
Sommige universiteiten vragen uitsluitend een beëdigde vertaling.
Andere vragen daarnaast ook een apostille op het originele diploma.
Ook hier bestaan er verschillen tussen landen en zelfs tussen onderwijsinstellingen.
Voorbeeld 4: notariële akte voor een buitenlandse onderneming
Bij notariële documenten is de kans groter dat zowel een legalisatie of apostille als een beëdigde vertaling vereist zijn.
Internationale vennootschapsdossiers kennen vaak strengere vormvereisten.
Waarom is de volgorde belangrijk?
Niet alleen de vereiste formaliteiten zijn belangrijk.
Ook de volgorde waarin zij worden uitgevoerd, kan een rol spelen.
In sommige dossiers moet eerst het oorspronkelijke document worden gelegaliseerd of van een apostille worden voorzien, waarna zowel het document als de apostille worden vertaald.
In andere situaties wordt eerst een beëdigde vertaling gemaakt en moet vervolgens de handtekening van de beëdigd vertaler worden gelegaliseerd.
De juiste werkwijze hangt af van:
- het soort document;
- het land van bestemming;
- de eisen van de ontvangende instantie.
Daarom bestaat er geen universele procedure die voor elk dossier geldt.
Controleert een apostille de inhoud van mijn document?
Nee.
Dat is een veel voorkomende misvatting.
Een apostille bevestigt uitsluitend de authenticiteit van de handtekening en de hoedanigheid van de ondertekenaar.
De overheid onderzoekt niet of de inhoud van het document juist of volledig is.
Kan een beëdigd vertaler een apostille afgeven?
Nee.
Een beëdigd vertaler is bevoegd om een officiële vertaling op te stellen.
Een apostille wordt uitsluitend afgegeven door de bevoegde overheid.
Hetzelfde geldt voor een legalisatie.
Dat zijn administratieve procedures die volledig losstaan van de vertaling zelf.
Is een apostille altijd nodig voor buitenlandse documenten?
Nee.
Binnen de Europese Unie zijn de formaliteiten voor bepaalde openbare documenten de voorbije jaren aanzienlijk vereenvoudigd.
Daarnaast hebben sommige landen bilaterale verdragen gesloten waardoor geen apostille vereist is voor bepaalde documenten.
Ook daarom is het onmogelijk om één algemene regel toe te passen.
Waarom verschillen de vereisten per land?
Elk land bepaalt zelf welke documenten het aanvaardt en onder welke voorwaarden.
Sommige landen aanvaarden digitale documenten zonder problemen.
Andere vragen nog steeds papieren originelen.
Sommige instanties eisen een apostille.
Andere nemen genoegen met een beëdigde vertaling.
Zelfs binnen één land kunnen verschillende overheden uiteenlopende vereisten hanteren.
Veelgestelde vragen
Heb ik altijd een apostille nodig voor een beëdigde vertaling?
Nee.
Een apostille is alleen nodig wanneer de ontvangende instantie of het betrokken land dat vereist.
Kan ik eerst laten vertalen en daarna een apostille aanvragen?
Dat hangt af van de procedure die voor uw dossier geldt.
In sommige gevallen is dat correct.
In andere dossiers moet eerst het originele document worden gelegaliseerd of van een apostille worden voorzien.
Is een apostille hetzelfde als een beëdigde vertaling?
Nee.
Een beëdigde vertaling vertaalt de inhoud van een document.
Een apostille bevestigt de authenticiteit van een handtekening.
Het zijn twee volledig verschillende procedures.
Kan een document zonder beëdigde vertaling toch een apostille krijgen?
Ja.
Dat gebeurt regelmatig.
Een apostille heeft betrekking op het originele document en staat volledig los van de vertaling.
Geldt dezelfde procedure voor elk land?
Nee.
De vereisten verschillen per land en soms zelfs per overheid of instelling.
Besluit
Hoewel de begrippen beëdigde vertaling, legalisatie en apostille vaak samen voorkomen, vervullen zij elk een eigen functie. Een beëdigde vertaling zorgt ervoor dat de inhoud van een document officieel wordt vertaald. Een legalisatie of apostille bevestigt daarentegen de authenticiteit van een handtekening of de bevoegdheid van de ondertekenaar.
Omdat de vereisten sterk verschillen naargelang het land, het type document en de ontvangende instantie, bestaat er geen standaardprocedure die voor elk dossier geldt. Een correcte voorbereiding voorkomt niet alleen vertragingen, maar ook onnodige kosten en dubbele administratieve stappen.