De beëdigde vertaling is gedigitaliseerd
Sinds 1 december 2022 is de manier waarop beëdigde vertalingen in België worden afgeleverd ingrijpend gewijzigd. Waar beëdigde vertalingen vroeger steevast op papier werden voorzien van een handtekening, een stempel en een fysieke verklaring, gebeurt dit vandaag in de meeste gevallen volledig digitaal.
Voor veel mensen zorgt dat nog steeds voor verwarring. Is een digitaal ondertekende beëdigde vertaling wel rechtsgeldig? Wordt ze aanvaard door overheden? Moet u ze zelf nog afdrukken? En wat als de vertaling bestemd is voor gebruik in het buitenland?
In dit artikel leggen we uit hoe de digitale procedure werkt, waarom ze werd ingevoerd en wat dit concreet betekent voor u.
Wat is een beëdigde vertaling?
Een beëdigde vertaling is een officiële vertaling die wordt uitgevoerd door een beëdigd vertaler. Deze vertaler heeft de eed afgelegd voor de bevoegde rechtbank en is opgenomen in het Nationaal Register van Gerechtsdeskundigen en Beëdigd Vertalers, Tolken en Vertalers-Tolken.
Door zijn of haar verklaring bevestigt de beëdigd vertaler dat de vertaling een getrouwe en volledige weergave vormt van de inhoud van het oorspronkelijke document.
Beëdigde vertalingen worden onder meer gevraagd voor:
- geboorteakten;
- huwelijksakten;
- diploma’s;
- vonnissen;
- notariële akten;
- statuten;
- rijbewijzen;
- attesten van goed gedrag en zeden;
- documenten voor immigratie- en naturalisatieprocedures;
- documenten voor rechtbanken en notarissen.
Waarom werd de procedure gewijzigd?
De digitalisering van beëdigde vertalingen maakt deel uit van een bredere modernisering van Justitie.
De vroegere werkwijze was volledig gebaseerd op papieren documenten. Elke vertaling moest fysiek worden ondertekend, afgestempeld en vaak per post worden verzonden. Dat bracht niet alleen extra kosten met zich mee, maar zorgde ook voor langere verwerkingstijden.
Met de invoering van de digitale procedure kunnen beëdigde vertalingen sneller worden afgeleverd, eenvoudiger worden gecontroleerd en veiliger worden bewaard.
Bovendien sluit de nieuwe werkwijze aan bij de Europese regelgeving inzake gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
Hoe ziet een digitale beëdigde vertaling eruit?
Een digitale beëdigde vertaling wordt doorgaans als PDF-bestand afgeleverd.
Het document bevat onder meer:
- de volledige vertaling;
- een verwijzing naar het originele document;
- de beëdigingsverklaring van de vertaler;
- een gekwalificeerde elektronische handtekening;
- een unieke identificatie waarmee de echtheid van het document kan worden gecontroleerd.
Daardoor is het niet langer noodzakelijk om een fysieke stempel of een handgeschreven handtekening op het document aan te brengen.
Is een digitale beëdigde vertaling rechtsgeldig?
Ja.
Een digitaal ondertekende beëdigde vertaling heeft dezelfde juridische waarde als een papieren versie die vroeger met de hand werd ondertekend.
De rechtsgeldigheid is niet afhankelijk van een blauwe stempel of een handgeschreven handtekening, maar van de gekwalificeerde elektronische handtekening waarmee het document wordt beveiligd.
Die elektronische handtekening garandeert onder meer dat:
- de identiteit van de beëdigd vertaler kan worden vastgesteld;
- het document na ondertekening niet meer ongemerkt kan worden gewijzigd;
- de integriteit van de vertaling behouden blijft.
Waarom is de elektronische handtekening veiliger?
Veel mensen vertrouwen een papieren document omdat zij een stempel of handtekening zien. In werkelijkheid is een papieren document relatief eenvoudig te kopiëren of zelfs te vervalsen.
Een digitaal ondertekend document biedt veel meer zekerheid.
Wanneer de inhoud van het document ook maar één letter wordt gewijzigd nadat het werd ondertekend, wordt de elektronische handtekening ongeldig. Zo kan onmiddellijk worden vastgesteld dat het document niet langer overeenstemt met de versie die door de beëdigd vertaler werd ondertekend.
Dat maakt digitale beëdigde vertalingen niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook beter beschermd tegen fraude.
Moet u de vertaling zelf afdrukken?
Dat hangt af van de instantie waarvoor de vertaling bestemd is.
Steeds meer Belgische overheden, universiteiten, notarissen en andere instellingen aanvaarden digitale beëdigde vertalingen zonder dat een papieren versie nodig is.
Sommige buitenlandse instanties vragen echter nog steeds een papieren exemplaar. In dat geval kan de vertaling uiteraard worden afgedrukt, maar het oorspronkelijke digitaal ondertekende PDF-bestand blijft het officiële document.
Het is daarom belangrijk om het originele PDF-bestand steeds zorgvuldig te bewaren.
Kan een beëdigde vertaling nog op papier worden afgeleverd?
Ja.
Hoewel de digitale procedure vandaag de standaard is, zijn er situaties waarin een papieren exemplaar nog steeds wenselijk of noodzakelijk is.
Dat geldt bijvoorbeeld wanneer:
- een buitenlandse overheid uitsluitend papieren documenten aanvaardt;
- een rechtbank daarom verzoekt;
- een ambassade specifieke vormvereisten oplegt;
- legalisatie of apostille volgens een bepaalde procedure moet gebeuren.
Afhankelijk van het land waarvoor de vertaling bestemd is, kan worden nagegaan welke vorm het meest geschikt is.
Wat als de vertaling voor het buitenland bestemd is?
Een beëdigde vertaling alleen volstaat niet altijd.
Sommige landen vragen daarnaast een legalisatie of een apostille om de authenticiteit van de handtekening van de beëdigd vertaler te bevestigen.
Welke formaliteiten nodig zijn, hangt volledig af van het land waarin het document zal worden gebruikt.
Ook de aard van het document speelt daarbij een rol. Een geboorteakte voor een huwelijk in het buitenland kan aan andere formaliteiten onderworpen zijn dan bijvoorbeeld statuten die aan een buitenlandse handelsrechtbank moeten worden voorgelegd.
Het is daarom raadzaam om vooraf na te gaan welke vereisten gelden voor het land van bestemming.
Waarom volstaat vaak een scan van uw documenten?
Een van de grootste voordelen van de digitale procedure is dat u uw documenten meestal niet langer persoonlijk hoeft binnen te brengen.
In de meeste gevallen volstaat een duidelijke scan of een kwaliteitsvolle foto van het originele document.
Daardoor kan de beëdigd vertaler onmiddellijk met de vertaling starten, zonder te wachten op de verzending van de originelen.
Dat bespaart niet alleen tijd, maar maakt het ook mogelijk om dringende vertalingen sneller af te leveren.
Indien de ontvangende instantie toch de originele documenten wenst te zien, kan zij daar later afzonderlijk om verzoeken.
Hoe verloopt de procedure?
De procedure is doorgaans eenvoudig.
- U bezorgt een scan of een duidelijke foto van het document.
- De beëdigd vertaler controleert het document en maakt een offerte op.
- Na uw akkoord wordt de vertaling opgesteld.
- De beëdigde vertaling wordt digitaal ondertekend.
- U ontvangt de officiële vertaling in PDF-formaat.
- Indien nodig wordt ook de legalisatie- of apostilleprocedure verder opgevolgd.
Voor de meeste documenten hoeft u zich dus niet meer te verplaatsen.
Worden digitale beëdigde vertalingen overal aanvaard?
Binnen België worden digitale beëdigde vertalingen steeds vaker zonder problemen aanvaard.
Ook internationaal schakelen steeds meer overheden, universiteiten en administraties over op digitale documenten.
Toch bestaan er nog verschillen tussen landen en zelfs tussen afzonderlijke instellingen binnen hetzelfde land.
Daarom is het verstandig om vooraf na te gaan welke vereisten gelden voor de instantie waarvoor de vertaling bestemd is. Zo vermijdt u onnodige vertragingen.
De voordelen van de digitale procedure
De digitalisering van beëdigde vertalingen biedt verschillende voordelen:
- snellere levering;
- geen verzending van originele documenten nodig in de meeste dossiers;
- betere bescherming tegen vervalsing;
- eenvoudige elektronische bewaring;
- onmiddellijke levering per e-mail;
- milieuvriendelijkere werkwijze;
- grotere veiligheid dankzij de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Voor de meeste klanten betekent dit een aanzienlijke tijdswinst en een vlottere administratieve afhandeling.
Besluit
De invoering van de digitale beëdigde vertaling heeft de Belgische vertaalpraktijk grondig gemoderniseerd. Dankzij de combinatie van een gekwalificeerde elektronische handtekening en een beveiligde digitale procedure beschikken beëdigde vertalingen vandaag over dezelfde juridische waarde als vroeger, terwijl zij sneller, veiliger en efficiënter kunnen worden afgeleverd.
Of u nu een geboorteakte, diploma, notariële akte, statuten, een rijbewijs of een gerechtelijk document wilt laten vertalen, in de meeste gevallen kan de volledige procedure vandaag digitaal verlopen. Daardoor beschikt u sneller over een officieel document dat voldoet aan de Belgische regelgeving en, indien nodig, kan worden voorbereid voor gebruik in het buitenland.