Wanneer mensen voor het eerst een digitale beëdigde vertaling ontvangen, stellen zij vaak dezelfde vraag: is dit wel een officieel document?
Dat is begrijpelijk. Jarenlang werden beëdigde vertalingen afgeleverd op papier, voorzien van een handtekening, een stempel en vaak meerdere pagina’s die aan elkaar werden bevestigd. Wie vandaag een digitaal ondertekende PDF ontvangt, vraagt zich dan ook af of deze versie dezelfde juridische waarde heeft.
Het antwoord is duidelijk: ja. Een digitaal ondertekende beëdigde vertaling is rechtsgeldig en voldoet aan de huidige Belgische regelgeving. In dit artikel leggen we uit waarom.
Van papieren stempel naar digitale zekerheid
Tot eind 2022 werden beëdigde vertalingen in België meestal op papier afgeleverd. De beëdigd vertaler ondertekende de vertaling met de hand en voorzag ze van een officiële verklaring.
Hoewel die werkwijze jarenlang goed heeft gefunctioneerd, kende ze ook enkele nadelen.
Papieren documenten moesten per post worden verzonden of persoonlijk worden afgehaald. Bovendien konden handtekeningen en stempels relatief eenvoudig worden gekopieerd of vervalst.
Met de digitalisering van de procedure werd gekozen voor een oplossing die niet alleen sneller werkt, maar ook aanzienlijk veiliger is.
Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische handtekening is veel meer dan een afbeelding van een handgeschreven handtekening.
Bij een digitaal ondertekende beëdigde vertaling wordt gebruikgemaakt van een beveiligde elektronische ondertekening waarbij de identiteit van de ondertekenaar wordt gecontroleerd en het document technisch wordt beschermd tegen wijzigingen.
De elektronische handtekening wordt rechtstreeks aan het PDF-bestand gekoppeld. Daardoor kan achteraf worden gecontroleerd of:
- de handtekening authentiek is;
- het document na ondertekening werd gewijzigd;
- de identiteit van de ondertekenaar overeenstemt met de gegevens waarmee het document werd ondertekend.
Waarom is dit veiliger dan een papieren handtekening?
Veel mensen hebben nog steeds het gevoel dat een blauwe stempel of een handgeschreven handtekening meer vertrouwen wekt.
Technisch gezien is echter net het omgekeerde waar.
Een papieren document kan zonder veel moeite worden gekopieerd. Een gescande handtekening kan zelfs worden overgenomen en op een ander document worden geplaatst.
Bij een digitaal ondertekende beëdigde vertaling is dat onmogelijk zonder dat de beveiliging wordt verbroken.
Zelfs een kleine wijziging, zoals het aanpassen van één letter of één cijfer, zorgt ervoor dat de elektronische handtekening haar geldigheid verliest.
Op die manier kan onmiddellijk worden vastgesteld dat het document niet langer overeenstemt met de versie die oorspronkelijk door de beëdigd vertaler werd ondertekend.
Hoe wordt de identiteit van de beëdigd vertaler gecontroleerd?
Een beëdigd vertaler kan niet zomaar een willekeurige elektronische handtekening gebruiken.
De digitale ondertekening gebeurt via een beveiligd systeem waarbij de identiteit van de vertaler vooraf wordt gecontroleerd.
Daardoor kan de ontvangende instantie erop vertrouwen dat het document daadwerkelijk afkomstig is van de beëdigd vertaler die het heeft opgesteld.
Dit vormt een belangrijk verschil met een gewone ingescande handtekening, waarvan de oorsprong vaak moeilijk te controleren is.
Kan ik de elektronische handtekening zelf controleren?
Ja.
De meeste PDF-programma’s tonen automatisch of een elektronische handtekening geldig is.
Vaak verschijnt bovenaan het document een melding dat het document digitaal werd ondertekend en dat de handtekening geldig is.
Daarnaast kan de geldigheid van de handtekening meestal ook worden gecontroleerd via de verificatiemogelijkheden van het gebruikte PDF-programma.
Daardoor hoeft u niet uitsluitend te vertrouwen op een visuele controle van een stempel of een handtekening.
Waarom ziet een digitale beëdigde vertaling er anders uit?
Sommige klanten schrikken wanneer zij hun vertaling ontvangen.
Er staan geen verschillende stempels op iedere pagina.
De pagina’s zijn niet langer fysiek aan elkaar bevestigd.
Er wordt geen lint of zegel gebruikt.
Dat betekent echter niet dat de vertaling minder officieel is.
Integendeel. De beveiliging bevindt zich vandaag niet langer op het papier, maar in het digitale bestand zelf.
Het PDF-bestand bevat alle noodzakelijke waarborgen om de authenticiteit en de integriteit van het document te beschermen.
Wat gebeurt er als iemand de PDF wijzigt?
Dat is precies één van de grootste voordelen van de digitale procedure.
Wanneer iemand na de ondertekening ook maar één onderdeel van de PDF wijzigt, wordt de elektronische handtekening ongeldig.
Dat geldt bijvoorbeeld wanneer:
- een pagina wordt verwijderd;
- tekst wordt aangepast;
- een afbeelding wordt vervangen;
- een extra pagina wordt toegevoegd.
Een ontvangende instantie kan dit onmiddellijk vaststellen tijdens de controle van de elektronische handtekening.
Hierdoor is een digitaal ondertekend document vaak beter beschermd dan een papieren versie.
Kan ik het document afdrukken?
Ja.
U kunt een digitaal ondertekende beëdigde vertaling probleemloos afdrukken wanneer een instantie daarom vraagt.
Toch is het belangrijk om te weten dat de elektronische handtekening enkel volledig kan worden gecontroleerd in het originele digitale PDF-bestand.
Een afdruk blijft uiteraard bruikbaar, maar bevat niet langer alle digitale beveiligingskenmerken die aanwezig zijn in het oorspronkelijke bestand.
Bewaar daarom steeds ook de originele PDF die u van de beëdigd vertaler ontvangt.
Worden digitale beëdigde vertalingen overal aanvaard?
Steeds meer Belgische overheden, universiteiten, notarissen en administraties werken vandaag volledig digitaal.
Ook internationaal neemt de aanvaarding van digitaal ondertekende documenten voortdurend toe.
Toch bestaan er nog uitzonderingen.
Sommige buitenlandse instanties vragen nog steeds een papieren exemplaar of leggen bijkomende formaliteiten op, zoals een legalisatie of apostille.
Dat betekent echter niet dat de digitale beëdigde vertaling ongeldig is. Het gaat uitsluitend om bijkomende administratieve vereisten die afhankelijk zijn van het land of de instelling waarvoor de vertaling bestemd is.
Veelgestelde vragen
Heeft een digitale beëdigde vertaling dezelfde juridische waarde als een papieren versie?
Ja. De juridische waarde is dezelfde. Het verschil zit uitsluitend in de manier waarop het document wordt ondertekend en beveiligd.
Kan ik de vertaling zelf afdrukken?
Ja. Voor veel toepassingen volstaat een afdruk. Bewaar daarnaast steeds het originele PDF-bestand.
Kan iemand de elektronische handtekening kopiëren?
Nee. De handtekening is gekoppeld aan het specifieke document. Zij kan niet worden overgenomen zonder de beveiliging ongeldig te maken.
Waarom gebruikt men geen blauwe stempel meer?
Omdat de digitale ondertekening een hogere graad van veiligheid biedt dan een traditionele papieren stempel.
Wat als een buitenlandse overheid een papieren versie vraagt?
Dat is geen probleem. Afhankelijk van de bestemming kan de vertaling worden afgedrukt en, indien nodig, worden voorzien van de vereiste bijkomende formaliteiten zoals een legalisatie of apostille.
Besluit
De overstap naar digitaal ondertekende beëdigde vertalingen betekent niet dat officiële documenten minder betrouwbaar zijn geworden. Integendeel. Dankzij de moderne elektronische ondertekening beschikken beëdigde vertalingen vandaag over een hogere graad van beveiliging dan ooit tevoren.
Voor u als klant betekent dit vooral een snellere dienstverlening, een veilige digitale aflevering en de zekerheid dat uw vertaling voldoet aan de geldende Belgische regelgeving. Of het nu gaat om een document voor een Belgische overheid, een buitenlandse universiteit of een internationale procedure, een digitaal ondertekende beëdigde vertaling biedt dezelfde juridische zekerheid als de vroegere papieren versie, met alle voordelen van een moderne digitale werkwijze.