Steeds meer overheden, universiteiten en andere instellingen werken vandaag volledig digitaal. Aanvragen worden online ingediend, documenten worden elektronisch ondertekend en communicatie verloopt hoofdzakelijk via e-mail of beveiligde online platformen.
Het is dan ook logisch dat veel mensen zich afvragen of een beëdigde vertaling eveneens digitaal mag worden ingediend.
In de meeste gevallen is het antwoord ja. Toch bestaan er nog uitzonderingen. Sommige instanties vragen nog steeds een papieren exemplaar of leggen bijkomende voorwaarden op.
In dit artikel leggen we uit wanneer een digitale beëdigde vertaling volstaat en wanneer een papieren versie toch nog nodig kan zijn.
De digitalisering van officiële documenten
De afgelopen jaren hebben overheden wereldwijd sterk ingezet op de digitalisering van administratieve procedures.
België vormt daarop geen uitzondering.
Steeds meer officiële documenten worden uitsluitend digitaal afgeleverd of elektronisch ondertekend.
Dat geldt ook voor beëdigde vertalingen, die vandaag in de meeste gevallen digitaal worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Hierdoor kunnen zij veilig per e-mail of via een beveiligd platform worden bezorgd.
Wat ontvangt u na de vertaling?
Na de voltooiing van de beëdigde vertaling ontvangt u doorgaans een PDF-bestand.
Dit bestand bevat:
- de volledige vertaling;
- de beëdigingsverklaring;
- de digitale handtekening van de beëdigd vertaler;
- de nodige beveiliging waardoor de authenticiteit van het document kan worden gecontroleerd.
Het PDF-bestand vormt het officiële document.
Mag u de PDF gewoon doorsturen?
In veel gevallen wel.
Wanneer een overheid of andere instantie digitale documenten aanvaardt, kunt u het originele PDF-bestand rechtstreeks doorsturen.
Het is daarbij belangrijk dat u het document niet wijzigt.
Ook de bestandsnaam kan u best behouden wanneer daar geen specifieke reden voor is.
Zo blijft de digitale handtekening volledig intact.
Waarom is het originele PDF-bestand zo belangrijk?
De elektronische handtekening is gekoppeld aan het digitale bestand.
Wanneer u het document afdrukt, blijft de inhoud uiteraard zichtbaar, maar de digitale beveiliging kan niet langer op dezelfde manier worden gecontroleerd.
Daarom vragen sommige instanties uitdrukkelijk om het originele PDF-bestand in te dienen.
Bewaar dit bestand dus altijd zorgvuldig.
Mag u de PDF samenvoegen met andere documenten?
Dat is af te raden.
Sommige mensen voegen meerdere documenten samen tot één groot PDF-bestand.
Hoewel dat praktisch lijkt, kan hierdoor de digitale handtekening ongeldig worden of moeilijker controleerbaar zijn.
Het is daarom veiliger om de beëdigde vertaling afzonderlijk te bewaren en alleen samen te voegen wanneer de ontvangende instantie daar uitdrukkelijk om vraagt.
Mag u pagina’s verwijderen?
Nee.
Een beëdigde vertaling vormt één officieel geheel.
Wanneer pagina’s worden verwijderd of gewijzigd, kan de digitale ondertekening haar geldigheid verliezen.
Ook lege pagina’s, bijlagen en pagina’s met uitsluitend stempels of registraties maken vaak deel uit van het officiële document.
Wat als de instantie een papieren versie vraagt?
Hoewel digitale documenten steeds vaker worden aanvaard, bestaan er nog uitzonderingen.
Sommige buitenlandse overheden, rechtbanken of ambassades werken nog gedeeltelijk met papieren dossiers.
In dat geval kan gevraagd worden om een afgedrukte versie van de beëdigde vertaling in te dienen.
Afhankelijk van de procedure kunnen bovendien bijkomende formaliteiten nodig zijn, zoals een legalisatie of apostille.
Mag u de vertaling zelf afdrukken?
Ja.
Een digitaal ondertekende beëdigde vertaling kan zonder probleem worden afgedrukt.
Houd er wel rekening mee dat de elektronische handtekening enkel volledig kan worden gecontroleerd in het originele digitale bestand.
Bewaar daarom steeds ook het oorspronkelijke PDF-document.
Kan een digitale beëdigde vertaling worden geüpload?
Steeds meer instanties beschikken over online portalen waar documenten rechtstreeks kunnen worden opgeladen.
In dergelijke gevallen wordt doorgaans het originele PDF-bestand gevraagd.
Controleer vooraf of:
- er een maximale bestandsgrootte geldt;
- uitsluitend PDF-bestanden worden aanvaard;
- alle documenten afzonderlijk moeten worden opgeladen;
- bijkomende documenten vereist zijn.
Wat als u de digitale handtekening niet ziet?
Dat betekent niet noodzakelijk dat er iets mis is.
Niet elk programma toont de elektronische handtekening op dezelfde manier.
Wanneer u een PDF opent in een eenvoudige browserweergave, zijn bepaalde beveiligingskenmerken soms niet zichtbaar.
Gebruik daarom bij voorkeur een PDF-programma dat digitale handtekeningen ondersteunt wanneer u de geldigheid van het document wilt controleren.
Mag u het document opnieuw inscannen?
Dat wordt afgeraden.
Wanneer u een digitaal ondertekend document afdrukt en vervolgens opnieuw scant, verdwijnt de elektronische beveiliging.
De nieuwe scan is dan slechts een kopie van het oorspronkelijke document.
Indien een digitale indiening mogelijk is, verstuurt u daarom best altijd het originele PDF-bestand.
Veelgestelde vragen
Mag ik een digitaal ondertekende beëdigde vertaling per e-mail versturen?
Ja. In veel procedures is dat vandaag de gebruikelijke werkwijze.
Kan ik de PDF bewerken voordat ik ze verstuur?
Nee.
Wijzigingen kunnen de geldigheid van de digitale ondertekening aantasten.
Mag ik de vertaling afdrukken?
Ja.
Bewaar daarnaast altijd ook het originele PDF-bestand.
Waarom vraagt een instantie toch nog een papieren exemplaar?
Omdat sommige overheden of organisaties hun administratieve procedures nog niet volledig hebben gedigitaliseerd.
Wat is veiliger: een papieren of een digitale beëdigde vertaling?
Een digitaal ondertekende beëdigde vertaling biedt doorgaans een hogere bescherming tegen vervalsing, omdat elke wijziging aan het document kan worden vastgesteld.
Besluit
Digitale beëdigde vertalingen zijn vandaag de standaard in België en worden door steeds meer nationale en internationale instanties aanvaard. In veel gevallen kunt u het originele PDF-bestand rechtstreeks indienen, zonder het document af te drukken of per post te verzenden.
Toch blijft het belangrijk om vooraf na te gaan welke vorm de ontvangende instantie precies verlangt. Sommige organisaties aanvaarden uitsluitend digitale documenten, terwijl andere nog steeds een papieren versie of bijkomende formaliteiten vragen. Door het originele PDF-bestand zorgvuldig te bewaren en geen wijzigingen aan te brengen, bent u zeker dat de digitale ondertekening intact blijft en uw beëdigde vertaling correct kan worden gebruikt.