U hebt enkele maanden geleden een beëdigde vertaling laten maken van uw geboorteakte. Nu vraagt een andere instantie opnieuw hetzelfde document. Of u hebt een beëdigde vertaling van uw diploma laten opstellen en wilt die ook gebruiken voor een sollicitatie in een ander land.
Een logische vraag is dan: kan ik dezelfde beëdigde vertaling opnieuw gebruiken?
Het antwoord is genuanceerd. In veel gevallen kan dat, maar niet altijd. Alles hangt af van het soort document, de vereisten van de ontvangende instantie en de administratieve context waarin de vertaling wordt gebruikt.
Een beëdigde vertaling vervalt niet automatisch
Een beëdigde vertaling heeft op zichzelf geen vervaldatum.
De vertaling blijft een correcte weergave van het document waarop zij gebaseerd is.
Dat betekent dat een beëdigde vertaling van een diploma, notariële akte of vonnis in principe ook jaren later nog correct kan zijn.
Toch betekent dit niet automatisch dat elke overheid of instelling dezelfde vertaling zonder meer zal aanvaarden.
Het oorspronkelijke document kan wel een beperkte geldigheidsduur hebben
Veel officiële documenten worden slechts gedurende een bepaalde periode aanvaard.
Dat geldt bijvoorbeeld vaak voor:
- uittreksels uit het strafregister;
- attesten van woonst;
- attesten van burgerlijke staat;
- verklaringen van ongehuwde staat;
- sommige geboorteakten;
- bepaalde administratieve attesten.
Wanneer het originele document moet worden vernieuwd, zal doorgaans ook een nieuwe beëdigde vertaling nodig zijn.
De oude vertaling blijft immers betrekking hebben op het oude document.
Kan dezelfde vertaling voor verschillende instanties worden gebruikt?
Dat hangt af van de vereisten van de ontvangende instantie.
Een beëdigde vertaling die werd gebruikt voor een universiteit kan later mogelijk ook worden gebruikt voor een werkgever.
Toch kan een andere instantie bijkomende voorwaarden opleggen, zoals:
- een recent origineel document;
- een apostille;
- een legalisatie;
- een vertaling in een andere taal;
- een papieren exemplaar.
Daarom is het verstandig om vooraf na te gaan welke documenten precies worden gevraagd.
Mag u een kopie van de beëdigde vertaling maken?
Ja.
U kunt een kopie bewaren voor uw eigen administratie.
Wanneer u beschikt over een digitaal ondertekende beëdigde vertaling, bewaart u best altijd ook het originele PDF-bestand.
Dat originele bestand bevat immers de elektronische handtekening en vormt het officiële document.
Mag u dezelfde PDF meerdere keren versturen?
Ja.
In veel digitale procedures kunt u hetzelfde PDF-bestand opnieuw gebruiken.
Het is wel belangrijk dat u:
- het document niet wijzigt;
- geen pagina’s verwijdert;
- de PDF niet opnieuw scant;
- de elektronische handtekening intact laat.
Het originele digitale bestand blijft de officiële versie.
Wat als de instantie een recentere vertaling vraagt?
Sommige overheden vragen uitdrukkelijk een recente beëdigde vertaling.
Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer ook het oorspronkelijke document recent moet zijn.
In dat geval volstaat de oudere vertaling niet meer, ook al is zij inhoudelijk nog volledig correct.
Kan een oude beëdigde vertaling worden aangepast?
Nee.
Een beëdigde vertaling is een officieel document.
Na de ondertekening kan de inhoud niet meer worden gewijzigd.
Wanneer een nieuw origineel document wordt afgegeven of wanneer wijzigingen nodig zijn, moet een nieuwe beëdigde vertaling worden opgesteld.
Wat als uw persoonsgegevens intussen gewijzigd zijn?
Stel dat u ondertussen:
- bent gehuwd;
- officieel van naam bent veranderd;
- een nieuwe nationaliteit hebt verkregen;
- een nieuw paspoort hebt ontvangen.
Dat betekent niet automatisch dat een vroegere beëdigde vertaling ongeldig wordt.
Wel kan de ontvangende instantie bijkomende documenten vragen om de wijzigingen aan te tonen.
De beëdigde vertaling blijft steeds betrekking hebben op het document dat oorspronkelijk werd vertaald.
Mag u de vertaling gebruiken in een ander land?
Dat hangt af van de vereisten van dat land.
Sommige landen aanvaarden zonder problemen een eerder opgestelde beëdigde vertaling.
Andere vragen dat de vertaling speciaal voor hun procedure werd opgesteld of voorzien is van een apostille of legalisatie.
Internationale regels verschillen sterk van land tot land.
Wat als het originele document werd vernieuwd?
Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer:
- een nieuwe geboorteakte wordt afgegeven;
- een nieuw uittreksel uit het strafregister wordt aangevraagd;
- een diploma officieel wordt vervangen;
- een notariële akte wordt gecorrigeerd.
Hoewel de inhoud soms nauwelijks verschilt, heeft de bestaande beëdigde vertaling nog steeds betrekking op het oude document.
Een nieuwe versie van het oorspronkelijke document vereist daarom meestal ook een nieuwe beëdigde vertaling.
Wanneer is een nieuwe beëdigde vertaling aangewezen?
Een nieuwe vertaling is doorgaans verstandig wanneer:
- het originele document werd vernieuwd;
- de ontvangende instantie een recente vertaling vraagt;
- bijkomende pagina’s aan het document werden toegevoegd;
- het document officieel werd gewijzigd;
- de oude vertaling niet langer voldoet aan de administratieve vereisten van het dossier.
Veelgestelde vragen
Kan ik dezelfde beëdigde vertaling meerdere keren gebruiken?
Ja, zolang de ontvangende instantie dat aanvaardt en het oorspronkelijke document nog voldoet aan de gestelde voorwaarden.
Moet ik telkens een nieuwe vertaling laten maken?
Nee.
Dat is alleen nodig wanneer de omstandigheden of de administratieve vereisten gewijzigd zijn.
Kan ik de PDF opnieuw versturen?
Ja.
Het originele digitaal ondertekende PDF-bestand kan in veel gevallen opnieuw worden gebruikt.
Wat als mijn geboorteakte opnieuw werd afgegeven?
Dan is meestal ook een nieuwe beëdigde vertaling nodig, omdat de bestaande vertaling betrekking heeft op het oorspronkelijke document.
Kan ik een oude beëdigde vertaling laten aanpassen?
Nee.
Een beëdigde vertaling is een officieel document en kan na ondertekening niet meer worden gewijzigd.
Besluit
Een beëdigde vertaling heeft op zichzelf geen vervaldatum en kan in veel gevallen opnieuw worden gebruikt. Toch hangt de bruikbaarheid altijd af van het oorspronkelijke document en van de vereisten van de instantie waarvoor de vertaling bestemd is.
Door het originele digitaal ondertekende bestand zorgvuldig te bewaren en vooraf na te gaan welke documenten de ontvangende overheid precies vraagt, voorkomt u dat u onnodig een nieuwe beëdigde vertaling laat opstellen of dat uw dossier vertraging oploopt.