Steeds meer officiële documenten worden vandaag in meerdere talen afgegeven. Denk bijvoorbeeld aan internationale geboorteakten, meertalige uittreksels uit de burgerlijke stand, Europese formulieren of documenten waarop de gegevens naast de oorspronkelijke taal ook in het Engels, Frans of Duits zijn vermeld.
Veel mensen gaan er daarom van uit dat een beëdigde vertaling niet langer nodig is.
Dat is echter niet altijd het geval.
Of een meertalig document zonder vertaling kan worden gebruikt, hangt volledig af van de instantie waarvoor het document bestemd is en van de regels die in het betrokken land gelden.
Wat is een meertalig document?
Een meertalig document is een officieel document waarop dezelfde informatie in verschillende talen wordt weergegeven.
Vaak gaat het om documenten van de burgerlijke stand, zoals:
- geboorteakten;
- huwelijksakten;
- overlijdensakten;
- uittreksels uit de burgerlijke stand.
De vaste rubrieken worden in meerdere talen weergegeven, zodat buitenlandse overheden de inhoud gemakkelijker kunnen begrijpen.
Betekent meertalig automatisch dat geen vertaling meer nodig is?
Nee.
Dat is een van de meest voorkomende misverstanden.
Een meertalig document is niet automatisch overal geldig zonder beëdigde vertaling.
De ontvangende instantie beslist uiteindelijk welke documenten worden aanvaard.
Sommige overheden accepteren een meertalig document zonder bijkomende formaliteiten.
Andere vragen toch een beëdigde vertaling.
Binnen Europa gelden soms vereenvoudigde regels
Voor bepaalde openbare documenten bestaan binnen de Europese Unie vereenvoudigingen.
Daardoor kunnen sommige meertalige documenten in bepaalde situaties zonder beëdigde vertaling worden gebruikt.
Die vereenvoudigingen gelden echter niet voor alle documenten en evenmin voor alle procedures.
Bovendien kunnen zij verschillen naargelang het document en de ontvangende overheid.
Niet elk meertalig document is hetzelfde
Er bestaan verschillende soorten meertalige documenten.
Sommige worden opgesteld volgens een internationaal model.
Andere bevatten enkel een beperkte vertaling van de belangrijkste rubrieken.
Daarnaast geven sommige landen documenten uit waarop alleen de standaardvelden meertalig zijn, terwijl vrije tekst of opmerkingen uitsluitend in de oorspronkelijke taal voorkomen.
Ook daarom kan een beëdigde vertaling soms toch noodzakelijk zijn.
Wat als slechts een deel van het document vertaald is?
Dat komt regelmatig voor.
De standaardrubrieken zijn dan wel in meerdere talen opgenomen, maar bijvoorbeeld:
- opmerkingen;
- administratieve vermeldingen;
- marginale aantekeningen;
- latere wijzigingen;
- registraties.
blijven uitsluitend in de oorspronkelijke taal vermeld.
Wanneer die informatie belangrijk is voor uw dossier, kan een volledige beëdigde vertaling alsnog vereist zijn.
Ook universiteiten en werkgevers bepalen hun eigen voorwaarden
Niet alleen overheden stellen eisen.
Ook:
- universiteiten;
- beroepsorganisaties;
- werkgevers;
- notarissen;
- rechtbanken;
kunnen zelf bepalen welke documenten zij aanvaarden.
Sommige nemen genoegen met een meertalig document.
Andere vragen uitdrukkelijk een beëdigde vertaling.
Een internationale geboorteakte is niet altijd voldoende
Veel landen geven een internationale geboorteakte af.
Toch betekent dat niet automatisch dat elke buitenlandse overheid deze zonder meer zal aanvaarden.
Afhankelijk van de procedure kan de ontvangende instantie toch vragen om:
- een beëdigde vertaling;
- een apostille;
- een legalisatie;
- een recent afschrift.
Waarom vragen sommige instanties toch een beëdigde vertaling?
Daarvoor bestaan verschillende redenen.
Een beëdigde vertaling biedt de ontvangende instantie de zekerheid dat:
- het volledige document werd vertaald;
- ook de bijkomende vermeldingen werden opgenomen;
- de vertaling officieel werd bevestigd door een beëdigd vertaler.
Dat kan vooral belangrijk zijn wanneer een document juridische gevolgen heeft.
Kan een meertalig document ook een apostille nodig hebben?
Ja.
Een meertalig document en een apostille hebben een verschillende functie.
Dat een document in meerdere talen werd opgesteld, betekent niet automatisch dat geen apostille of legalisatie meer nodig is.
Ook hier hangen de vereisten af van het land waarvoor het document bestemd is.
Vraag altijd welke documenten precies worden aanvaard
Wanneer u documenten moet indienen in het buitenland, is het verstandig om vooraf na te gaan:
- of een meertalig document volstaat;
- of een beëdigde vertaling vereist is;
- of bijkomende formaliteiten nodig zijn;
- hoe recent het document mag zijn.
Zo voorkomt u dat u documenten meerdere keren moet aanvragen of vertalen.
Veelgestelde vragen
Mijn geboorteakte is meertalig. Heb ik nog een beëdigde vertaling nodig?
Dat hangt af van de vereisten van de ontvangende instantie.
Worden internationale uittreksels overal aanvaard?
Nee.
Hoewel zij in veel situaties bruikbaar zijn, kunnen sommige overheden of instellingen toch een beëdigde vertaling vragen.
Is een meertalig document hetzelfde als een beëdigde vertaling?
Nee.
Een meertalig document wordt door de uitgevende overheid opgesteld.
Een beëdigde vertaling wordt gemaakt door een beëdigd vertaler.
Kan een meertalig document ook een apostille nodig hebben?
Ja.
De taal waarin een document is opgesteld staat los van de vraag of een apostille of legalisatie vereist is.
Hoe weet ik of een vertaling nodig is?
De ontvangende overheid, universiteit, rechtbank of andere instantie bepaalt uiteindelijk welke documenten worden aanvaard.
Besluit
Een meertalig officieel document kan in veel situaties een praktische oplossing zijn, maar het vervangt niet automatisch een beëdigde vertaling. Of een vertaling nodig is, hangt af van de regels van de instantie waarvoor het document bestemd is en van de aard van de administratieve of juridische procedure.
Door vooraf na te gaan welke documenten precies worden aanvaard, voorkomt u onnodige kosten en vertragingen. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat uw dossier meteen volledig kan worden ingediend en dat u achteraf niet voor verrassingen komt te staan.