Een beëdigde vertaling is voor de meeste mensen geen alledaagse aangelegenheid. Vaak hebt u er slechts één of enkele keren in uw leven mee te maken, bijvoorbeeld bij een huwelijk in het buitenland, een immigratieprocedure, de erkenning van een diploma of de oprichting van een onderneming.
Het is dan ook logisch dat er veel vragen rijzen. Moet u het originele document afgeven? Hoe lang duurt een beëdigde vertaling? Is een digitale versie wel geldig? En wat als het document in het buitenland zal worden gebruikt?
In dit artikel beantwoorden we de vragen die klanten het vaakst stellen.
Wat is een beëdigde vertaling?
Een beëdigde vertaling is een officiële vertaling die wordt opgesteld door een beëdigd vertaler. Deze vertaler is opgenomen in het Nationaal Register van Gerechtsdeskundigen en Beëdigd Vertalers, Tolken en Vertalers-Tolken en verklaart dat de vertaling volledig en getrouw overeenstemt met het oorspronkelijke document.
De vertaling krijgt daardoor een officieel karakter en kan worden gebruikt in administratieve, gerechtelijke en internationale procedures.
Wanneer hebt u een beëdigde vertaling nodig?
Dat hangt af van de eisen van de instantie waarvoor het document bestemd is.
Een beëdigde vertaling wordt vaak gevraagd voor:
- geboorteakten;
- huwelijksakten;
- overlijdensakten;
- diploma’s;
- strafregisteruittreksels;
- notariële akten;
- gerechtelijke beslissingen;
- statuten;
- volmachten;
- rijbewijzen;
- immigratiedocumenten.
Vraag bij twijfel steeds na welke vorm van vertaling wordt vereist.
Is een gewone vertaling voldoende?
Niet altijd.
Een gewone vertaling geeft de inhoud van een document weer, maar heeft geen officieel karakter.
Wanneer een overheid, rechtbank, universiteit, notaris of ambassade uitdrukkelijk een beëdigde vertaling vraagt, volstaat een gewone vertaling doorgaans niet.
Moet ik het originele document afgeven?
In de meeste gevallen niet.
Een duidelijke scan of een kwaliteitsvolle foto van het document volstaat meestal om de vertaling op te stellen.
Alleen wanneer een buitenlandse instantie of een legalisatieprocedure de originele documenten vereist, kan het nodig zijn om deze later alsnog voor te leggen.
Kan ik mijn documenten per e-mail bezorgen?
Ja.
Dat is vandaag zelfs de meest gebruikelijke werkwijze.
Controleer wel of:
- alle pagina’s werden meegestuurd;
- de tekst volledig leesbaar is;
- eventuele stempels en handtekeningen duidelijk zichtbaar zijn.
Hoe lang duurt een beëdigde vertaling?
Dat hangt af van verschillende factoren.
Onder meer de volgende elementen spelen een rol:
- het aantal pagina’s;
- de taalcombinatie;
- de complexiteit van de tekst;
- eventuele legalisatie of apostille;
- de gewenste levertermijn.
Eenvoudige documenten kunnen vaak snel worden vertaald, terwijl omvangrijke dossiers vanzelfsprekend meer tijd vragen.
Is een digitale beëdigde vertaling officieel?
Ja.
Sinds de invoering van de digitale procedure worden beëdigde vertalingen meestal elektronisch ondertekend.
Een digitaal ondertekende beëdigde vertaling heeft dezelfde juridische waarde als de vroegere papieren versie.
Waarom staat er geen blauwe stempel meer op?
Dat is één van de vragen die het vaakst wordt gesteld.
De traditionele papieren stempel werd vervangen door een beveiligde elektronische ondertekening.
De rechtsgeldigheid wordt vandaag niet meer bepaald door een zichtbare stempel, maar door de elektronische beveiliging van het document.
Kan ik de vertaling zelf afdrukken?
Ja.
Wanneer u een digitaal ondertekende PDF ontvangt, kunt u die uiteraard afdrukken.
Bewaar daarnaast steeds ook het originele PDF-bestand, aangezien daarin de elektronische handtekening aanwezig blijft.
Is een beëdigde vertaling onbeperkt geldig?
De vertaling zelf vervalt in principe niet.
Wel kan de instantie waarvoor het document bestemd is eisen dat ook het oorspronkelijke document recent werd afgegeven.
Zo vragen sommige overheden bijvoorbeeld een geboorteakte of een uittreksel uit het strafregister dat niet ouder is dan drie of zes maanden.
In dat geval zal ook een nieuwe beëdigde vertaling nodig zijn wanneer een nieuw origineel document wordt afgeleverd.
Heb ik ook een apostille nodig?
Dat hangt volledig af van het land waarin u het document zult gebruiken.
Voor documenten die uitsluitend in België worden gebruikt, is een apostille meestal niet nodig.
Voor veel buitenlandse procedures kan een apostille of legalisatie daarentegen wel verplicht zijn.
De vereisten verschillen van land tot land.
Wat is het verschil tussen legalisatie en een beëdigde vertaling?
Dat zijn twee volledig verschillende procedures.
Een beëdigde vertaling zorgt ervoor dat de inhoud van een document officieel wordt vertaald.
Een legalisatie of apostille bevestigt de authenticiteit van een handtekening of de bevoegdheid van de persoon die een document heeft ondertekend.
Sommige dossiers vereisen alleen een beëdigde vertaling.
Andere vereisen zowel een beëdigde vertaling als een apostille of legalisatie.
Kan elk document beëdigd worden vertaald?
In principe wel.
Beëdigd vertalers vertalen dagelijks een zeer brede waaier aan documenten.
Dat gaat onder meer om:
- administratieve documenten;
- burgerlijke stand;
- juridische documenten;
- commerciële documenten;
- notariële akten;
- gerechtelijke dossiers;
- medische attesten;
- diploma’s en certificaten.
Kan een beëdigde vertaling worden aangepast?
Na de digitale ondertekening niet meer.
Dat is net één van de veiligheidsvoordelen van de huidige procedure.
Wanneer achteraf nog wijzigingen nodig blijken, moet een nieuwe versie worden opgesteld en opnieuw officieel worden ondertekend.
Wat gebeurt er als mijn naam verkeerd gespeld staat op het originele document?
Een beëdigd vertaler mag fouten uit het originele document niet verbeteren.
De vertaling moet een correcte weergave zijn van het document zoals het werd voorgelegd.
Wanneer het oorspronkelijke document een fout bevat, zal die dus ook in de vertaling zichtbaar blijven.
Indien nodig kan de uitgevende overheid een verbeterd document afleveren, waarna een nieuwe beëdigde vertaling kan worden gemaakt.
Mag de beëdigd vertaler gegevens aanvullen die ontbreken?
Nee.
Een beëdigd vertaler vertaalt uitsluitend wat op het document staat.
Ontbrekende gegevens worden nooit ingevuld of verondersteld.
Wanneer bepaalde tekst onleesbaar is, wordt dat op een correcte en transparante manier in de vertaling vermeld.
Kan ik een beëdigde vertaling gebruiken in elk land?
Niet noodzakelijk.
Hoewel de beëdigde vertaling zelf rechtsgeldig is, kunnen landen bijkomende formaliteiten opleggen.
Sommige landen vragen een apostille.
Andere vereisen een legalisatie.
Soms gelden bijkomende administratieve voorschriften of specifieke eisen van de ontvangende instantie.
Daarom is het verstandig om vooraf na te gaan welke formaliteiten voor uw bestemming gelden.
Kan een beëdigd vertaler ook advies geven over de procedure?
Een beëdigd vertaler kan toelichten hoe de vertaalprocedure verloopt en aangeven welke formaliteiten vaak voorkomen.
De uiteindelijke beslissing over welke documenten worden aanvaard, ligt echter steeds bij de overheid, rechtbank, universiteit, ambassade of andere instantie waarvoor de documenten bestemd zijn.
Besluit
Een beëdigde vertaling hoeft vandaag geen ingewikkelde of tijdrovende procedure meer te zijn. Dankzij de digitalisering kunnen documenten meestal elektronisch worden aangeleverd en ontvangt u de officiële vertaling in de meeste gevallen snel en veilig in digitaal formaat.
Twijfelt u over de vereisten voor uw dossier, dan is het belangrijk om vooraf na te gaan welke documenten en formaliteiten de ontvangende instantie precies vraagt. Zo vermijdt u onnodige vertragingen en bent u zeker dat uw documenten correct kunnen worden gebruikt, zowel in België als in het buitenland.