Wie een beëdigde vertaling ontvangt, merkt vaak dat de lay-out sterk lijkt op die van het oorspronkelijke document. Tabellen worden behouden, stempels krijgen een plaats in de vertaling en ook registratienummers, handtekeningen en officiële vermeldingen worden zorgvuldig weergegeven.
Dat is geen toeval.
Bij een beëdigde vertaling is niet alleen de inhoud van belang, maar ook de manier waarop die inhoud in het originele document is gepresenteerd. De opmaak helpt de ontvangende instantie immers om de vertaling eenvoudig te vergelijken met het oorspronkelijke document.
Een officieel document is meer dan alleen tekst
Officiële documenten bevatten vaak veel meer dan doorlopende tekst.
Zo kunnen zij onder meer bestaan uit:
- tabellen;
- vakken;
- registratienummers;
- stempels;
- zegels;
- handtekeningen;
- QR-codes;
- barcodes;
- watermerken;
- administratieve opmerkingen.
Al deze elementen maken deel uit van het document en verdienen daarom de nodige aandacht bij de vertaling.
Waarom wordt de structuur zoveel mogelijk behouden?
Wanneer een ambtenaar, notaris, rechter of universiteit een beëdigde vertaling ontvangt, wordt die vaak naast het oorspronkelijke document gelegd.
Hoe beter beide documenten met elkaar overeenstemmen qua structuur, hoe eenvoudiger de controle verloopt.
Dat voorkomt verwarring en verkleint de kans dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien.
Niet elke opmaak kan letterlijk worden overgenomen
Hoewel een beëdigd vertaler de oorspronkelijke structuur zoveel mogelijk behoudt, is een exacte kopie niet altijd mogelijk.
Dat heeft verschillende redenen.
Woorden kunnen in de doeltaal langer of korter zijn.
Sommige talen gebruiken andere lettertekens.
Daarnaast bevatten buitenlandse documenten soms zeer complexe tabellen of formulieren die niet één op één kunnen worden gereproduceerd.
Het doel is daarom niet om een grafische kopie te maken, maar om de structuur zo duidelijk mogelijk weer te geven.
Ook lege vakken zijn belangrijk
Veel klanten vragen zich af waarom lege vakken of blanco lijnen in een beëdigde vertaling worden behouden.
Daar is een goede reden voor.
Een leeg vak kan aantonen dat bepaalde gegevens officieel niet werden ingevuld.
Wanneer een vertaler zulke onderdelen zou weglaten, zou de ontvangende instantie kunnen denken dat informatie ontbreekt.
Daarom worden ook lege velden meestal weergegeven.
Stempels bevatten vaak belangrijke informatie
Op officiële documenten staan regelmatig één of meerdere stempels.
Die bevatten soms:
- de naam van een overheid;
- een registratienummer;
- een datum;
- een referentie;
- een bevestiging van registratie;
- een legalisatie.
Zelfs wanneer een stempel slechts uit enkele woorden bestaat, kan hij administratief van groot belang zijn.
Daarom worden stempels doorgaans vertaald of beschreven.
Wat gebeurt er met handtekeningen?
Een handtekening zelf wordt uiteraard niet vertaald.
Wel wordt doorgaans vermeld dat op het document een handtekening voorkomt.
Wanneer onder de handtekening ook een naam of functie vermeld staat, wordt die informatie mee opgenomen in de vertaling.
Zo blijft duidelijk wie het document heeft ondertekend.
Waarom worden paginanummers behouden?
Veel officiële documenten bestaan uit meerdere pagina’s.
De paginanummering helpt de ontvangende instantie om te controleren of het dossier volledig is.
Daarom worden paginanummers en andere verwijzingen meestal ook in de vertaling opgenomen.
QR-codes en barcodes worden niet vertaald
Steeds meer officiële documenten bevatten QR-codes of barcodes.
Deze codes vormen vaak een beveiligingsmiddel waarmee de echtheid van het document kan worden gecontroleerd.
De code zelf wordt uiteraard niet vertaald.
Wel wordt doorgaans vermeld dat een QR-code of barcode op het document voorkomt.
Wat als een document handgeschreven aanvullingen bevat?
Ook handgeschreven tekst maakt deel uit van het officiële document.
Wanneer deze leesbaar is, wordt zij eveneens vertaald.
Is een handgeschreven vermelding gedeeltelijk onleesbaar, dan zal de beëdigd vertaler dat op een neutrale manier aangeven.
Er wordt nooit gegist naar ontbrekende informatie.
Waarom worden logo’s meestal niet vertaald?
Een logo is in de eerste plaats een grafisch element.
Wanneer het logo tekst bevat, wordt die tekst doorgaans wel vertaald.
De afbeelding zelf wordt niet gereproduceerd.
In de vertaling kan eventueel worden vermeld dat het document een logo of een wapen bevat.
Waarom ziet de vertaling er soms anders uit dan het origineel?
Dat is volkomen normaal.
Elke taal heeft een eigen zinsbouw en woordlengte.
Een Engelse zin is vaak korter dan dezelfde zin in het Nederlands.
Een Spaanse titel neemt soms meer plaats in dan een Franse.
Daardoor verschilt de lay-out onvermijdelijk enigszins.
Belangrijk is dat de structuur en de inhoud duidelijk herkenbaar blijven.
Veelgestelde vragen
Worden stempels altijd vertaald?
Wanneer de inhoud van een stempel relevant is voor het document, wordt die doorgaans vertaald of beschreven.
Waarom staan lege vakken ook in de vertaling?
Omdat zij deel uitmaken van het oorspronkelijke document en kunnen aantonen dat bepaalde gegevens officieel niet werden ingevuld.
Worden handtekeningen vertaald?
Nee.
Wel wordt meestal vermeld dat het document een handtekening bevat.
Waarom ziet mijn vertaling er niet exact hetzelfde uit?
Omdat talen verschillen in lengte en structuur.
Het doel is een duidelijke en overzichtelijke weergave van het oorspronkelijke document, niet een grafische kopie.
Worden QR-codes mee vertaald?
Nee.
Wel kan worden vermeld dat een QR-code of barcode op het document voorkomt.
Besluit
Bij een beëdigde vertaling gaat de aandacht niet alleen naar de tekst, maar ook naar de volledige opbouw van het oorspronkelijke document. Tabellen, stempels, registraties, handtekeningen en andere administratieve elementen maken integraal deel uit van het document en helpen de ontvangende instantie om de vertaling correct te interpreteren.
Een verzorgde en overzichtelijke opmaak draagt daarom bij aan een vlotte controle van uw dossier en zorgt ervoor dat de vertaling niet alleen inhoudelijk correct is, maar ook zo nauw mogelijk aansluit bij de structuur van het originele document.