Klanten vergelijken een beëdigde vertaling vaak pagina per pagina met het oorspronkelijke document. Daarbij valt soms op dat een tekstvak iets groter is, een tabel een andere breedte heeft of een pagina-einde op een andere plaats terechtkomt.
Dat leidt regelmatig tot de vraag of de vertaling wel volledig is.
In de meeste gevallen is daar geen enkele reden tot ongerustheid. Een beëdigde vertaling hoeft er grafisch niet exact hetzelfde uit te zien als het origineel. Belangrijk is dat de inhoud volledig en correct wordt weergegeven en dat de structuur van het document duidelijk herkenbaar blijft.
Verschillende talen nemen niet evenveel plaats in
Elke taal heeft haar eigen kenmerken.
Een Engelse zin is vaak korter dan dezelfde tekst in het Nederlands.
Een Duitse vertaling neemt meestal meer plaats in.
Een Spaanse tekst kan opnieuw langer zijn dan een Franse.
Daardoor is het onmogelijk om elke zin op exact dezelfde plaats te laten eindigen als in het oorspronkelijke document.
Dat betekent uiteraard niet dat informatie ontbreekt.
Ook officiële benamingen verschillen in lengte
Administratieve en juridische termen zijn niet overal even lang.
Zo kan een officiële benaming in de ene taal uit één woord bestaan, terwijl daarvoor in een andere taal meerdere woorden nodig zijn.
Dat heeft automatisch invloed op:
- de breedte van tabellen;
- de lengte van regels;
- de verdeling van tekst over de pagina’s;
- de plaats van pagina-einden.
Niet elk lettertype is beschikbaar
Officiële documenten uit het buitenland gebruiken soms lettertypes die niet algemeen beschikbaar zijn.
In andere gevallen is het lettertype speciaal ontwikkeld voor de overheid die het document heeft afgegeven.
Een beëdigd vertaler gebruikt daarom een professioneel en goed leesbaar lettertype dat geschikt is voor officiële documenten.
Daardoor kan de lay-out licht verschillen van het origineel.
De structuur blijft belangrijker dan de vorm
Bij een beëdigde vertaling is het niet de bedoeling om een grafische kopie van het document te maken.
Wel is het belangrijk dat:
- de volgorde van de informatie behouden blijft;
- titels duidelijk herkenbaar zijn;
- tabellen logisch worden weergegeven;
- stempels en handtekeningen op de juiste plaats worden vermeld;
- de volledige inhoud behouden blijft.
De ontvangende instantie moet de vertaling eenvoudig naast het oorspronkelijke document kunnen leggen.
Ook blanco vakken en lege regels blijven zichtbaar
Wanneer een officieel document lege vakken bevat, worden die doorgaans ook in de vertaling weergegeven.
Dat is belangrijk omdat een leeg vak administratief vaak even betekenisvol is als een ingevuld vak.
Het toont aan dat bepaalde gegevens officieel niet werden ingevuld.
Wat gebeurt er met logo’s en wapens?
Een logo of een officieel wapen wordt normaal niet grafisch overgenomen.
Wel wordt meestal vermeld dat het document een logo, embleem of wapenschild bevat.
Wanneer een logo ook tekst bevat, wordt die tekst uiteraard vertaald.
Waarom worden stempels soms onder de tekst geplaatst?
Op sommige officiële documenten overlappen stempels de tekst.
In een vertaling zou dat de leesbaarheid verminderen.
Daarom wordt de inhoud van de stempel vaak afzonderlijk weergegeven, terwijl duidelijk wordt aangegeven waar de stempel zich op het oorspronkelijke document bevindt.
Zo blijft de informatie volledig behouden én leesbaar.
Pagina’s kunnen anders eindigen
Doordat talen verschillen in lengte, kan een document van twee pagina’s na vertaling drie pagina’s tellen.
Omgekeerd gebeurt het ook dat een vertaling iets minder pagina’s inneemt.
Dat zegt niets over de volledigheid van de vertaling.
Het aantal pagina’s is geen betrouwbare maatstaf om de volledigheid van een officiële vertaling te beoordelen.
Waarom worden sommige tabellen aangepast?
Buitenlandse documenten bevatten soms zeer complexe tabellen.
Wanneer een tabel in de doeltaal niet meer leesbaar zou zijn, kan zij licht worden aangepast.
De inhoud blijft uiteraard volledig behouden.
Het doel is steeds een duidelijke en overzichtelijke vertaling.
De inhoud is belangrijker dan de vorm
Bij officiële documenten staat de inhoud altijd voorop.
Een beëdigde vertaling moet in de eerste plaats:
- volledig zijn;
- correct zijn;
- duidelijk leesbaar zijn;
- overeenstemmen met het oorspronkelijke document.
Een grafisch identieke kopie is daarvoor niet noodzakelijk.
Veelgestelde vragen
Waarom telt mijn vertaling meer pagina’s dan het origineel?
Omdat verschillende talen niet evenveel plaats innemen.
Dat is volledig normaal.
Waarom gebruikt de vertaling een ander lettertype?
Omdat het oorspronkelijke lettertype niet altijd beschikbaar of geschikt is.
Dat heeft geen invloed op de officiële waarde van de vertaling.
Waarom staat een stempel niet op exact dezelfde plaats?
Om de leesbaarheid van de vertaling te behouden.
De inhoud van de stempel blijft uiteraard volledig behouden.
Moet de opmaak identiek zijn?
Nee.
De structuur moet herkenbaar blijven, maar een exacte grafische kopie is niet vereist.
Kan een andere lay-out ervoor zorgen dat een vertaling wordt geweigerd?
Normaal niet.
Voor de ontvangende instantie zijn de volledigheid, de juistheid en de officiële beëdiging van de vertaling veel belangrijker dan een identieke grafische vormgeving.
Besluit
Een beëdigde vertaling hoeft er niet exact hetzelfde uit te zien als het oorspronkelijke document. Verschillen in taal, woordlengte, lettertypes en opmaak maken een grafische kopie vaak onmogelijk. Dat doet echter geen afbreuk aan de kwaliteit of de rechtsgeldigheid van de vertaling.
Belangrijk is dat alle informatie volledig en correct wordt weergegeven en dat de structuur van het oorspronkelijke document duidelijk herkenbaar blijft. Zo kan de ontvangende instantie de vertaling eenvoudig vergelijken met het origineel en de inhoud correct beoordelen.