Wie documenten moet laten vertalen voor gebruik in het buitenland, komt al snel verschillende benamingen tegen. Zo spreken sommige instanties over een beëdigde vertaling, terwijl andere vragen om een gecertificeerde vertaling, een officiële vertaling of een bevestigde vertaling.
Veel mensen gaan ervan uit dat deze begrippen overal dezelfde betekenis hebben. Dat is echter niet het geval.
De terminologie verschilt sterk van land tot land en zelfs van instantie tot instantie. Daardoor ontstaat regelmatig verwarring, met als gevolg dat documenten opnieuw moeten worden vertaald of bijkomende formaliteiten nodig blijken.
In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn en waarom het belangrijk is om de vereisten van de ontvangende instantie goed na te kijken.
Er bestaat geen wereldwijde standaard
Een van de grootste misverstanden is dat overal dezelfde regels gelden voor officiële vertalingen.
In werkelijkheid heeft elk land een eigen systeem.
België kent beëdigd vertalers die zijn opgenomen in het Nationaal Register van Gerechtsdeskundigen en Beëdigd Vertalers, Tolken en Vertalers-Tolken.
Andere landen werken op een volledig andere manier.
Daardoor kan dezelfde soort vertaling in verschillende landen een andere naam krijgen of aan andere voorwaarden moeten voldoen.
Wat is een beëdigde vertaling in België?
In België wordt een beëdigde vertaling opgesteld door een beëdigd vertaler.
De vertaler verklaart officieel dat de vertaling een volledige en getrouwe weergave vormt van het oorspronkelijke document.
Sinds de invoering van de digitale procedure worden beëdigde vertalingen doorgaans elektronisch ondertekend.
Daardoor hebben zij dezelfde juridische waarde als de vroegere papieren beëdigde vertalingen.
Wat is een gecertificeerde vertaling?
De term gecertificeerde vertaling wordt vooral gebruikt in Engelstalige landen.
De betekenis verschilt echter naargelang het land.
In sommige landen volstaat een verklaring van de vertaler dat de vertaling correct is.
In andere landen bestaan er erkende beroepsorganisaties die certificeringen afleveren.
Er zijn ook landen waar uitsluitend beëdigd vertalers officiële vertalingen mogen maken.
Met andere woorden: een gecertificeerde vertaling betekent niet overal hetzelfde.
Waarom zorgt dit voor verwarring?
Veel buitenlandse formulieren bevatten uitsluitend de Engelse term certified translation.
Belgische klanten vragen zich dan vaak af of zij een Belgische beëdigde vertaling nodig hebben of een ander soort document.
In de meeste gevallen zal een Belgische beëdigde vertaling aan de gestelde eisen voldoen, maar dat is niet altijd zo.
De uiteindelijke beslissing ligt steeds bij de instantie waarvoor de documenten bestemd zijn.
Wat bedoelen overheden meestal met een officiële vertaling?
Ook de term officiële vertaling heeft geen vaste juridische betekenis.
Sommige overheden gebruiken deze benaming als verzamelnaam voor elke vertaling die door een bevoegde of erkende vertaler werd opgesteld.
Andere bedoelen daarmee uitdrukkelijk een beëdigde vertaling.
Het is daarom belangrijk om niet alleen naar de gebruikte term te kijken, maar ook naar de bijkomende instructies van de ontvangende instantie.
Waarom is de terminologie zo verschillend?
De verklaring ligt in de verschillende rechtssystemen.
Sommige landen kennen een systeem van beëdigd vertalers.
Andere landen laten officiële vertalingen uitvoeren door notarissen, advocaten of erkende vertaalbureaus.
Weer andere landen vertrouwen op beroepsverenigingen die bepaalde kwaliteitscertificaten afleveren.
Daardoor bestaan er wereldwijd uiteenlopende benamingen voor vergelijkbare procedures.
Wat als een buitenlandse instantie om een certified translation vraagt?
Dat hoeft geen probleem te zijn.
In veel internationale dossiers wordt een Belgische beëdigde vertaling zonder moeilijkheden aanvaard.
Toch is het verstandig om vooraf te controleren of de ontvangende instantie nog bijkomende voorwaarden oplegt.
Sommige organisaties vragen bijvoorbeeld ook:
- een apostille;
- een legalisatie;
- een recente versie van het originele document;
- een vertaling door een lokaal erkende vertaler.
Dat verschilt volledig van dossier tot dossier.
Gelden dezelfde regels binnen de Europese Unie?
Niet noodzakelijk.
Hoewel de Europese Unie de administratieve samenwerking tussen de lidstaten vereenvoudigt, behouden de lidstaten hun eigen regels voor officiële documenten en vertalingen.
Een document dat in België zonder problemen wordt aanvaard, kan in een andere lidstaat bijkomende formaliteiten vereisen.
Hetzelfde geldt omgekeerd.
Waarom is het belangrijk om de juiste terminologie te gebruiken?
Wanneer u een offerte aanvraagt voor een vertaling, is het nuttig om de exacte vraag van de ontvangende instantie door te geven.
Een eenvoudige vermelding zoals “ik heb een officiële vertaling nodig” is soms onvoldoende om te bepalen welke formaliteiten precies vereist zijn.
Indien mogelijk bezorgt u best ook de instructies of de brief waarin de ontvangende instantie haar vereisten vermeldt.
Zo kan worden nagegaan welke vorm van vertaling nodig is.
Veelgestelde vragen
Is een beëdigde vertaling hetzelfde als een certified translation?
Dat hangt af van het land waarvoor de vertaling bestemd is.
In veel gevallen zal een Belgische beëdigde vertaling beantwoorden aan de vraag naar een certified translation, maar de uiteindelijke vereisten worden steeds bepaald door de ontvangende instantie.
Is een gewone vertaling voldoende?
Wanneer een instantie uitdrukkelijk een officiële of certified translation vraagt, is een gewone vertaling meestal niet voldoende.
Kan dezelfde beëdigde vertaling in elk land worden gebruikt?
Niet altijd.
Sommige landen vragen bijkomende formaliteiten, zoals een apostille of legalisatie.
Andere landen kunnen specifieke eisen opleggen met betrekking tot de vertaler of de vorm van het document.
Waarom gebruikt men zoveel verschillende benamingen?
Omdat elk land een eigen juridisch systeem heeft en officiële vertalingen op een andere manier organiseert.
Er bestaat geen internationale standaardterminologie.
Wat doe ik als ik twijfel?
Controleer steeds de instructies van de ontvangende instantie.
Die bepalen uiteindelijk welke documenten en formaliteiten worden aanvaard.
Veelvoorkomende benamingen in verschillende landen
Afhankelijk van het land kunt u onder meer de volgende termen tegenkomen:
- beëdigde vertaling;
- gecertificeerde vertaling;
- officiële vertaling;
- certified translation;
- sworn translation;
- authorised translation;
- official translation.
Hoewel deze termen soms naar vergelijkbare procedures verwijzen, zijn zij niet noodzakelijk juridisch gelijkwaardig.
Besluit
De benamingen beëdigde vertaling, gecertificeerde vertaling en officiële vertaling worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen internationaal niet altijd hetzelfde. Elk land hanteert zijn eigen regels en terminologie voor officiële vertalingen.
Wanneer u documenten in het buitenland moet gebruiken, is het daarom belangrijk om niet uitsluitend af te gaan op de gebruikte benaming, maar vooral na te gaan welke concrete vereisten de ontvangende overheid, universiteit, rechtbank of andere instantie oplegt. Zo voorkomt u dat documenten opnieuw moeten worden vertaald of dat uw dossier vertraging oploopt door ontbrekende formaliteiten.