U hebt uw documenten laten vertalen, alles zorgvuldig ingediend en toch krijgt u enkele dagen later het bericht dat uw beëdigde vertaling niet wordt aanvaard.
Dat is bijzonder frustrerend. Zeker omdat veel mensen ervan uitgaan dat een beëdigde vertaling automatisch overal geldig is.
In werkelijkheid is dat niet het geval.
Een beëdigde vertaling kan perfect correct zijn en toch worden geweigerd. Niet omdat de vertaling fout is, maar omdat een andere administratieve voorwaarde niet werd nageleefd.
In dit artikel bespreken we de meest voorkomende redenen waarom officiële instanties een beëdigde vertaling weigeren en hoe u dergelijke problemen kunt voorkomen.
Een beëdigde vertaling garandeert geen aanvaarding
Dit klinkt misschien verrassend.
Een beëdigde vertaling bevestigt uitsluitend dat de inhoud van het oorspronkelijke document correct werd vertaald.
De ontvangende overheid beslist echter zelf welke documenten zij aanvaardt en welke bijkomende formaliteiten eventueel vereist zijn.
De vertaling kan dus volledig correct zijn, terwijl het dossier toch onvolledig blijkt.
Reden 1: Het verkeerde document werd vertaald
Dit gebeurt vaker dan men denkt.
Een klant laat een geboorteakte vertalen, terwijl de buitenlandse overheid eigenlijk een recent afschrift van de geboorteakte vraagt.
Of iemand laat een diploma vertalen terwijl de universiteit ook de puntenlijst verlangt.
De vertaling is dan volledig correct, maar het verkeerde document werd ingediend.
Controleer daarom altijd welke documenten exact worden gevraagd.
Reden 2: Het document is te oud
Sommige officiële documenten hebben geen onbeperkte geldigheidsduur.
Dat geldt bijvoorbeeld vaak voor:
- uittreksels uit het strafregister;
- attesten van burgerlijke staat;
- geboorteakten;
- huwelijksakten;
- woonstbewijzen.
De ontvangende instantie kan eisen dat het document niet ouder is dan drie, zes of twaalf maanden.
Wanneer een nieuw origineel document nodig is, zal meestal ook een nieuwe beëdigde vertaling moeten worden opgesteld.
Reden 3: Een apostille of legalisatie ontbreekt
Dit is wellicht de meest voorkomende oorzaak.
Veel landen vragen naast de beëdigde vertaling ook een apostille of legalisatie.
Wanneer deze ontbreekt, wordt niet de vertaling geweigerd, maar het volledige dossier.
Daarom is het belangrijk om vooraf na te gaan welke internationale formaliteiten voor uw bestemming gelden.
Reden 4: De ontvangende instantie vraagt een andere taal
Een beëdigde vertaling kan perfect zijn uitgevoerd naar het Nederlands, terwijl de buitenlandse overheid uitsluitend vertalingen in het Engels accepteert.
Ook binnen één land kunnen verschillende instanties andere taalvereisten hanteren.
Controleer dus steeds welke taal expliciet wordt gevraagd.
Reden 5: Niet alle pagina’s werden vertaald
Sommige klanten denken dat lege pagina’s, achterzijden of bijlagen niet belangrijk zijn.
Toch kunnen juist deze pagina’s officiële stempels, registratienummers of verwijzingen bevatten.
Wanneer niet het volledige document wordt vertaald, kan de ontvangende instantie het dossier weigeren.
Een beëdigde vertaling heeft in principe betrekking op het volledige document.
Reden 6: De namen verschillen op verschillende documenten
Een klassiek voorbeeld.
Het paspoort vermeldt:
Mohammed Hassan
Het diploma vermeldt:
Muhammad Hasan
De geboorteakte vermeldt:
Mohamad Hassan
Hoewel het om dezelfde persoon gaat, kan de ontvangende instantie bijkomende uitleg vragen.
Soms volstaat een verklaring van de ambassade of het consulaat waarin wordt bevestigd dat de verschillende schrijfwijzen betrekking hebben op één en dezelfde persoon.
Reden 7: De ontvangende instantie werkt met eigen regels
Niet alle overheden volgen dezelfde procedures.
Een Belgische gemeente kan andere documenten vragen dan een Nederlandse gemeente.
Een Canadese universiteit kan andere voorwaarden opleggen dan een Australische universiteit.
Zelfs twee ambassades van hetzelfde land kunnen in bepaalde procedures andere administratieve richtlijnen toepassen.
Daarom bestaan er zelden universele regels.
Reden 8: De klant wijzigde zelf het document
Soms voegt iemand zelf pagina’s samen.
Of worden scans bewerkt.
Of wordt tekst onleesbaar gemaakt om privacyredenen.
Dat kan problemen veroorzaken.
Een beëdigde vertaling heeft betrekking op het document zoals het aan de vertaler werd voorgelegd.
Wanneer nadien wijzigingen worden aangebracht, kan dat aanleiding geven tot vragen of weigeringen.
Reden 9: De vertaling is niet het probleem
Dit klinkt misschien vreemd.
Toch blijkt in de praktijk regelmatig dat een dossier wordt geweigerd terwijl de beëdigde vertaling volledig correct is.
De oorzaak ligt dan bijvoorbeeld bij:
- ontbrekende documenten;
- foutieve formulieren;
- een vervallen paspoort;
- ontbrekende legalisaties;
- administratieve voorschriften.
De vertaling krijgt onterecht de schuld, terwijl het probleem zich elders bevindt.
Reden 10: De instantie heeft haar eigen interne procedures
Sommige organisaties beschikken over interne richtlijnen die niet publiek beschikbaar zijn.
Dat geldt onder meer voor:
- universiteiten;
- beroepsorden;
- werkgevers;
- immigratiediensten;
- internationale organisaties.
Daardoor kunnen de vereisten verschillen, zelfs wanneer het om identieke documenten gaat.
Hoe voorkomt u problemen?
Vraag niet alleen welke documenten moeten worden vertaald.
Vraag ook:
- Hoe recent moeten de documenten zijn?
- Is een beëdigde vertaling voldoende?
- Is een apostille vereist?
- Welke taal wordt gevraagd?
- Zijn digitale documenten toegelaten?
- Zijn bijkomende verklaringen nodig?
Deze eenvoudige vragen kunnen heel wat tijd en kosten besparen.
Veelgestelde vragen
Betekent een weigering dat de vertaling fout is?
Nee.
Vaak heeft de weigering niets met de kwaliteit van de vertaling te maken.
Kan dezelfde beëdigde vertaling door de ene overheid worden aanvaard en door een andere worden geweigerd?
Ja.
Elke instantie bepaalt haar eigen administratieve voorwaarden.
Wie beslist uiteindelijk?
Steeds de overheid, rechtbank, universiteit, ambassade of andere instantie waarvoor de documenten bestemd zijn.
Niet de beëdigd vertaler.
Kan een nieuwe vertaling het probleem oplossen?
Soms wel.
Maar vaak moet eerst een ander administratief probleem worden opgelost.
Besluit
Wanneer een beëdigde vertaling wordt geweigerd, betekent dat lang niet altijd dat de vertaling onjuist is. In de meeste gevallen ligt de oorzaak bij ontbrekende documenten, een ontbrekende apostille, verouderde akten of specifieke administratieve vereisten van de ontvangende instantie.
Een goede voorbereiding voorkomt de meeste problemen. Door vooraf precies na te gaan welke documenten nodig zijn en welke formaliteiten van toepassing zijn, vergroot u de kans dat uw dossier meteen volledig en correct kan worden behandeld.