Een van de meest voorkomende problemen bij internationale dossiers ontstaat nog vóór de vertaling wordt gemaakt. Niet omdat de vertaling fout is, maar omdat het verkeerde document werd vertaald of omdat de ontvangende instantie eigenlijk iets anders nodig had.
Dat leidt vaak tot onnodige kosten, vertragingen en frustratie.
Voordat u een beëdigde vertaling laat maken, is het daarom verstandig om eerst precies na te gaan welke documenten en formaliteiten de ontvangende overheid, universiteit, rechtbank of ambassade verlangt.
Een kleine voorbereiding kan u heel wat tijd en geld besparen.
Niet elke overheid stelt dezelfde eisen
Veel mensen denken dat er één internationale standaard bestaat voor officiële documenten.
Dat is niet zo.
Elke overheid bepaalt zelf:
- welke documenten moeten worden voorgelegd;
- hoe recent die documenten moeten zijn;
- in welke taal zij moeten worden ingediend;
- of een beëdigde vertaling vereist is;
- of een apostille of legalisatie nodig is.
Zelfs binnen hetzelfde land kunnen verschillende instanties andere voorwaarden hanteren.
Een geboorteakte is niet altijd voldoende
Stel dat u gaat trouwen in het buitenland.
De gemeente vraagt een geboorteakte.
U laat uw geboorteakte beëdigd vertalen.
Enkele weken later blijkt dat de buitenlandse overheid eigenlijk een recent afschrift van de geboorteakte verlangt, afgegeven binnen de laatste zes maanden.
Uw vertaling was niet fout.
Maar zij heeft betrekking op een document dat niet aan de administratieve voorwaarden voldoet.
Ook de taal kan een verschil maken
Een document dat in België moet worden gebruikt, wordt vaak naar het Nederlands, Frans of Duits vertaald.
Voor buitenlandse procedures gelden uiteraard andere regels.
Sommige landen aanvaarden uitsluitend documenten in hun eigen officiële taal.
Andere vragen een Engelse vertaling, zelfs wanneer de nationale taal een andere is.
Laat daarom niet automatisch vertalen naar de taal waarvan u denkt dat zij logisch is.
Controleer eerst welke taal daadwerkelijk wordt gevraagd.
Niet elk document hoeft te worden vertaald
Ook dat verrast veel mensen.
Soms vraagt een overheid uitsluitend een vertaling van:
- de geboorteakte;
- het diploma;
- het uittreksel uit het strafregister.
Andere documenten hoeven dan helemaal niet te worden vertaald.
Omgekeerd gebeurt het ook dat een instantie bijkomende documenten vraagt waar de aanvrager helemaal niet aan had gedacht.
Een beëdigde vertaling is niet altijd voldoende
Voor sommige internationale procedures zijn bijkomende formaliteiten nodig.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een apostille;
- een legalisatie;
- een verklaring van een ambassade;
- een recent officieel afschrift;
- bijkomende administratieve attesten.
Wie daar pas achter komt nadat de vertaling klaar is, verliest vaak kostbare tijd.
Vraag altijd naar de officiële instructies
Mondelinge informatie is soms onvolledig.
Wanneer mogelijk vraagt u best:
- de officiële checklist;
- de website van de betrokken overheid;
- een schriftelijke bevestiging;
- een e-mail met de vereisten.
Zo vermijdt u misverstanden.
Laat u niet leiden door ervaringen van anderen
Op internet vindt u heel wat verhalen van mensen die dezelfde procedure hebben doorlopen.
Hoewel zulke ervaringen nuttig kunnen zijn, zijn zij niet altijd vergelijkbaar met uw situatie.
Regels veranderen.
Ook kunnen verschillende regio’s, gemeenten of ambassades andere vereisten hanteren.
Gebruik ervaringen van anderen daarom uitsluitend als algemene informatie, niet als officiële richtlijn.
Controleer of uw documenten nog geldig zijn
Voor sommige documenten geldt een beperkte geldigheidsduur.
Dat is bijvoorbeeld vaak het geval voor:
- uittreksels uit het strafregister;
- attesten van burgerlijke staat;
- woonstbewijzen;
- bepaalde akten.
Wanneer u eerst een vertaling laat maken en daarna ontdekt dat een recenter document nodig is, moet vaak ook een nieuwe beëdigde vertaling worden opgesteld.
Denk ook aan de volledige procedure
Een internationale aanvraag bestaat meestal uit meerdere stappen.
Bijvoorbeeld:
- officiële documenten aanvragen;
- beëdigde vertaling;
- apostille of legalisatie;
- indiening bij de ontvangende instantie.
Wanneer u de volgorde goed plant, voorkomt u dat documenten dubbel moeten worden aangevraagd of vertaald.
Wat als u twijfelt?
Twijfel is heel normaal.
Internationale administratieve procedures verschillen sterk van elkaar.
Wanneer u niet zeker bent welke documenten nodig zijn, is het verstandig om eerst contact op te nemen met de ontvangende instantie.
Zo krijgt u duidelijkheid voordat u kosten maakt.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn documenten al laten vertalen terwijl ik nog wacht op de instructies?
Dat is meestal niet aan te raden.
Zonder de officiële vereisten bestaat het risico dat niet de juiste documenten worden vertaald.
Waarom verschillen de regels tussen landen?
Omdat elk land zijn eigen wetgeving en administratieve procedures heeft.
Kan dezelfde procedure binnen één land verschillen?
Ja.
Sommige gemeenten, universiteiten of ambassades hanteren aanvullende administratieve voorwaarden.
Waarom vraagt de ene instantie een apostille en de andere niet?
Dat hangt af van de wettelijke voorschriften en de interne procedures van de ontvangende instantie.
Wat is de beste voorbereiding?
Vraag steeds de officiële vereisten op voordat u documenten laat vertalen of legaliseren.
Besluit
Een beëdigde vertaling is vaak slechts één onderdeel van een veel grotere administratieve procedure. Wie vooraf precies weet welke documenten nodig zijn en aan welke voorwaarden zij moeten voldoen, voorkomt onnodige kosten, dubbele vertalingen en vertragingen.
Door eerst de vereisten van de ontvangende instantie te controleren, kan de volledige procedure veel efficiënter verlopen. Dat bespaart niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans dat uw dossier meteen volledig en correct wordt aanvaard.