U ontvangt uw beëdigde vertaling per e-mail en merkt dat u nog een extra pagina wilt toevoegen. Of u wilt de volgorde van de documenten aanpassen, een pagina verwijderen of de vertaling samenvoegen met andere bestanden.
Dat lijkt misschien onschuldig, maar het kan belangrijke gevolgen hebben.
Een beëdigde vertaling is een officieel document. Zodra zij officieel is afgewerkt en ondertekend, mag de inhoud niet meer worden gewijzigd. Zelfs kleine aanpassingen kunnen ervoor zorgen dat de vertaling haar officiële karakter verliest of dat de ontvangende instantie vragen stelt over de authenticiteit van het document.
Een beëdigde vertaling vormt één officieel geheel
Een beëdigde vertaling bestaat niet alleen uit de vertaalde tekst.
Ook de volgende onderdelen maken deel uit van het officiële document:
- de beëdigingsverklaring;
- de digitale handtekening;
- de paginavolgorde;
- de nummering;
- eventuele bijlagen.
Samen vormen zij één officieel geheel.
Wanneer u daar achteraf wijzigingen in aanbrengt, ontstaat een document dat afwijkt van de officieel ondertekende versie.
Een PDF is geen bewerkbaar document
Veel klanten ontvangen hun beëdigde vertaling als PDF-bestand.
Sommigen gaan ervan uit dat zij dit bestand zonder probleem kunnen bewerken.
Dat is geen goed idee.
Wanneer u:
- tekst wijzigt;
- pagina’s verwijdert;
- pagina’s toevoegt;
- documenten samenvoegt;
- pagina’s herschikt;
kan de digitale ondertekening ongeldig worden of kan de ontvangende instantie niet langer controleren of het document nog authentiek is.
Ook kleine wijzigingen kunnen problemen veroorzaken
Een wijziging hoeft niet groot te zijn.
Zelfs het verwijderen van een blanco pagina kan gevolgen hebben.
Die pagina kan immers deel uitmaken van de officiële paginanummering of van de digitale ondertekening.
Ook het wijzigen van de bestandsstructuur kan de controle van de authenticiteit bemoeilijken.
Voeg geen extra documenten toe
Soms willen klanten de beëdigde vertaling samenvoegen met:
- een paspoort;
- een identiteitskaart;
- een diploma;
- een aanvullende verklaring;
- een apostille.
Hoewel dat praktisch lijkt, is het beter om de beëdigde vertaling als afzonderlijk document te bewaren, tenzij de ontvangende instantie uitdrukkelijk vraagt om alle documenten in één bestand aan te leveren.
Scan een digitaal ondertekend document niet opnieuw
Een veelgemaakte fout is het volgende:
- de PDF wordt afgedrukt;
- de afdruk wordt ondertekend of gekopieerd;
- het document wordt opnieuw ingescand.
Daardoor verdwijnt de digitale beveiliging van het oorspronkelijke bestand.
De nieuwe scan is slechts een kopie van het originele document.
Wanneer digitale indiening mogelijk is, gebruikt u daarom best altijd het originele PDF-bestand.
Bewaar altijd het originele bestand
Het originele PDF-bestand bevat de officiële digitale handtekening.
Maak daarom altijd een veilige kopie voor uw eigen administratie.
Wanneer u het document later opnieuw nodig hebt, beschikt u nog steeds over de oorspronkelijke versie.
Wat als u een fout ontdekt?
Ontdekt u een fout in de vertaling?
Breng dan zelf geen wijzigingen aan.
Neem contact op met de beëdigd vertaler.
Wanneer effectief een correctie nodig is, zal een nieuwe officiële versie worden opgesteld.
Zo blijft de juridische waarde van het document behouden.
Wat als de ontvangende instantie extra pagina’s vraagt?
Ook dan is het niet de bedoeling om zelf pagina’s toe te voegen.
Wanneer bijkomende documenten nodig zijn, worden die normaal als afzonderlijke documenten ingediend of afzonderlijk vertaald.
De beëdigde vertaling van het oorspronkelijke document blijft ongewijzigd.
Geldt dit ook voor papieren documenten?
Ja.
Ook papieren beëdigde vertalingen mogen niet worden aangepast.
Pagina’s verwijderen, vervangen of aanvullen kan ertoe leiden dat de volledigheid van het document niet langer kan worden gecontroleerd.
Waarom is dit zo belangrijk?
De ontvangende instantie moet erop kunnen vertrouwen dat het document exact dezelfde versie is als die welke door de beëdigd vertaler officieel werd afgewerkt.
Wanneer klanten zelf wijzigingen zouden mogen aanbrengen, zou die zekerheid verdwijnen.
Daarom vormt de integriteit van het document een belangrijk onderdeel van de officiële procedure.
Veelgestelde vragen
Mag ik een pagina verwijderen die leeg lijkt?
Nee.
Ook een lege pagina kan deel uitmaken van het officiële document.
Mag ik verschillende PDF-bestanden samenvoegen?
Dat wordt afgeraden, tenzij de ontvangende instantie daar uitdrukkelijk om vraagt.
Kan ik de vertaling opnieuw inscannen?
Dat kan, maar een scan vervangt het originele digitaal ondertekende document niet.
Wanneer digitale indiening mogelijk is, gebruikt u best altijd het originele PDF-bestand.
Wat doe ik als ik een fout ontdek?
Wijzig het document niet zelf, maar neem contact op met de beëdigd vertaler.
Mag ik de bestandsnaam veranderen?
Dat kan meestal wel, maar het is vaak verstandiger om de oorspronkelijke bestandsnaam te behouden zodat er geen verwarring ontstaat, zeker wanneer meerdere documenten samen worden ingediend.
Besluit
Een beëdigde vertaling is een officieel document dat na de ondertekening niet meer mag worden gewijzigd. Zelfs kleine aanpassingen, zoals het verwijderen van een pagina of het samenvoegen van bestanden, kunnen aanleiding geven tot vragen over de authenticiteit of de volledigheid van het document.
Door het originele PDF-bestand ongewijzigd te bewaren en uitsluitend de officiële versie te gebruiken, bent u zeker dat uw beëdigde vertaling haar juridische waarde behoudt en zonder problemen kan worden gebruikt in administratieve en juridische procedures.