Wie documenten uit verschillende landen verzamelt, merkt soms dat niet alle persoonsgegevens volledig overeenstemmen. Een naam kan op een geboorteakte anders gespeld zijn dan op een paspoort. Een tweede voornaam ontbreekt op een diploma. Of de geboortedatum op een oud document blijkt af te wijken van de datum die op recentere documenten wordt vermeld.
Dergelijke verschillen komen veel vaker voor dan men denkt. Vooral documenten die tientallen jaren geleden werden opgesteld of afkomstig zijn uit landen met verschillende schrijfwijzen, alfabetten of administratieve systemen bevatten soms afwijkingen.
Dat kan problemen veroorzaken wanneer u officiële documenten moet indienen bij een overheid, rechtbank, universiteit of werkgever.
Waarom komen verschillende schrijfwijzen zo vaak voor?
Niet elk land hanteert dezelfde regels voor persoonsnamen.
Sommige landen vermelden alle voornamen voluit, terwijl andere enkel de eerste voornaam opnemen. In bepaalde landen worden familienamen eerst vermeld, in andere juist als laatste. Ook de omzetting van namen uit andere alfabetten, zoals het Arabisch, Cyrillisch of Chinees, kan leiden tot verschillende schrijfwijzen.
Daarnaast worden administratieve fouten nog steeds gemaakt. Een tikfout, een verkeerd gelezen handschrift of een fout bij de digitalisering van oude registers kan jarenlang onopgemerkt blijven.
Ook geboortedata blijken soms verkeerd te zijn geregistreerd, zeker wanneer oudere documenten met de hand werden opgesteld of wanneer verschillende kalendersystemen werden gebruikt.
Mag een beëdigd vertaler zulke fouten verbeteren?
Nee.
Een beëdigd vertaler moet het document vertalen zoals het werd afgegeven.
Dat betekent dat namen, geboortedata en andere persoonsgegevens letterlijk worden overgenomen, ook wanneer duidelijk lijkt dat er een fout werd gemaakt.
Een beëdigde vertaling moet immers een getrouwe weergave zijn van het oorspronkelijke document. De vertaler mag geen gegevens wijzigen, aanvullen of corrigeren.
Is een nieuw document altijd de enige oplossing?
Niet noodzakelijk.
Wanneer het mogelijk is, verdient een verbeterd officieel document uiteraard de voorkeur. In de praktijk is dat echter niet altijd eenvoudig.
Sommige documenten werden tientallen jaren geleden afgegeven.
Andere zijn afkomstig uit landen waar de administratieve procedure bijzonder omslachtig is of waar het maanden kan duren voordat een verbeterd document wordt afgeleverd.
In bepaalde gevallen is het zelfs onmogelijk om nog een nieuw afschrift te verkrijgen.
Een verklaring van de ambassade of het consulaat kan soms een oplossing bieden
Veel mensen weten niet dat sommige ambassades en consulaten een verklaring kunnen afgeven waarin zij bevestigen dat verschillende schrijfwijzen of persoonsgegevens betrekking hebben op dezelfde persoon.
Zo’n verklaring kan bijvoorbeeld vermelden dat:
- de persoon vermeld als Mohamed Ali dezelfde persoon is als Muhammad Ali;
- de geboortedatum op een oud document administratief afwijkt van de officiële geboortedatum;
- verschillende schrijfwijzen het gevolg zijn van transliteratie uit een ander alfabet;
- een bepaalde naam de officieel gebruikte of voorkeursnaam van de betrokkene is.
Dergelijke verklaringen worden vaak gebruikt wanneer het verkrijgen van een nieuw document uit het land van oorsprong bijzonder moeilijk of tijdrovend is.
Wanneer is zo’n verklaring nuttig?
Een verklaring van een ambassade of consulaat kan onder meer nuttig zijn voor:
- immigratieprocedures;
- gezinshereniging;
- aanvragen van de Belgische nationaliteit;
- huwelijken in België;
- erkenning van buitenlandse diploma’s;
- administratieve procedures bij gemeenten;
- dossiers bij notarissen;
- procedures bij universiteiten.
Of een dergelijke verklaring wordt aanvaard, hangt steeds af van de ontvangende instantie.
Is een verklaring hetzelfde als een verbeterd document?
Nee.
Een verklaring wijzigt het oorspronkelijke document niet.
Zij verduidelijkt uitsluitend dat de verschillende persoonsgegevens betrekking hebben op dezelfde persoon of geeft uitleg over de correcte schrijfwijze.
Het oorspronkelijke document blijft dus ongewijzigd.
Wat als meerdere documenten verschillende namen bevatten?
Dat komt regelmatig voor.
Een geboorteakte vermeldt bijvoorbeeld:
Alexander
Het paspoort vermeldt:
Alexandar
Het diploma vermeldt:
Aleksandar
Hoewel deze namen sterk op elkaar lijken, kan een buitenlandse overheid bijkomende uitleg vragen.
In zulke gevallen kan een officiële verklaring van de bevoegde ambassade of het consulaat vaak veel problemen voorkomen.
Waarom komt dit vooral voor bij internationale documenten?
Internationale dossiers brengen vaak documenten uit verschillende landen samen.
Die documenten werden niet noodzakelijk volgens dezelfde administratieve regels opgesteld.
Daarbij kunnen verschillen ontstaan door:
- omzetting van namen uit een ander alfabet;
- wijzigingen in de nationale wetgeving;
- verschillende registratiesystemen;
- administratieve fouten;
- verschillen tussen oude en nieuwe paspoorten;
- huwelijk, echtscheiding of naamswijziging.
Het is daarom niet uitzonderlijk dat officiële documenten niet volledig identiek zijn.
Kan een beëdigd vertaler de verklaring ook vertalen?
Ja.
Wanneer een ambassade of consulaat een dergelijke verklaring afgeeft, kan ook die verklaring, indien nodig, beëdigd worden vertaald.
Dat gebeurt regelmatig wanneer de verklaring moet worden gebruikt bij een buitenlandse overheid.
Veelgestelde vragen
Mijn naam wordt op verschillende documenten anders gespeld. Is dat een probleem?
Dat hoeft niet. Wel kan de ontvangende instantie bijkomende uitleg of een aanvullende verklaring vragen.
Mag een beëdigd vertaler de juiste schrijfwijze gebruiken?
Nee.
De vertaler moet de naam overnemen zoals hij op het document voorkomt.
Kan een ambassade bevestigen dat twee verschillende namen naar dezelfde persoon verwijzen?
Sommige ambassades en consulaten kunnen inderdaad een verklaring afgeven waarin zij bevestigen dat verschillende schrijfwijzen of persoonsgegevens betrekking hebben op dezelfde persoon. Of zo’n verklaring mogelijk is, hangt af van het betrokken land en de bevoegdheden van de diplomatieke vertegenwoordiging.
Is zo’n verklaring altijd voldoende?
Niet noodzakelijk.
De uiteindelijke beslissing ligt steeds bij de overheid, rechtbank, universiteit of andere instantie waarvoor de documenten bestemd zijn.
Wat is de eenvoudigste oplossing?
Wanneer een verbeterd officieel document eenvoudig kan worden verkregen, verdient dat meestal de voorkeur. Is dat niet mogelijk of zou de procedure buitensporig veel tijd in beslag nemen, dan kan een verklaring van de ambassade of het consulaat in veel gevallen een praktisch alternatief vormen.
Besluit
Afwijkingen in namen of geboortedata op officiële documenten komen vaker voor dan men zou denken, zeker wanneer documenten uit verschillende landen of uit verschillende periodes met elkaar worden vergeleken. Hoewel een beëdigd vertaler dergelijke verschillen niet mag corrigeren, betekent dat niet dat u automatisch een volledig nieuwe administratieve procedure moet opstarten.
In veel internationale dossiers kan een verklaring van de bevoegde ambassade of het consulaat een efficiënte oplossing bieden. Zo’n verklaring kan verduidelijken dat verschillende schrijfwijzen of persoonsgegevens betrekking hebben op dezelfde persoon, waardoor het vaak niet nodig is om een nieuw document in het land van oorsprong aan te vragen. Dat kan heel wat tijd, kosten en administratieve rompslomp besparen, al blijft de uiteindelijke beslissing steeds bij de instantie waarvoor de documenten bestemd zijn.