Wat is het verschil tussen een certified, notarized, legalized en sworn translation?

Wanneer u documenten moet voorleggen aan een buitenlandse overheid, universiteit, rechtbank of administratieve instantie, kunt u verschillende termen tegenkomen: certified translation, notarized translation, legalized translation of sworn translation.

Deze begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, terwijl ze juridisch niet hetzelfde betekenen. Bovendien verschillen de vereisten van land tot land.

Sworn translation (beëdigde vertaling)

Een sworn translation is een beëdigde vertaling die wordt uitgevoerd door een beëdigd vertaler.

In België moet een beëdigd vertaler geregistreerd zijn in het Nationaal Register van Gerechtsdeskundigen en Beëdigde Vertalers, Tolken en Vertalers-Tolken.

De vertaler voegt een officiële verklaring toe waarin hij bevestigt dat de vertaling een getrouwe en volledige weergave is van het originele document.

In België wordt een beëdigde vertaling tegenwoordig meestal elektronisch ondertekend. De digitaal ondertekende pdf geldt als het originele document.

Certified translation (gecertificeerde vertaling)

Een certified translation is een term die vooral gebruikt wordt in Engelstalige landen zoals het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Canada en Australië.

Meestal betekent dit dat de vertaler schriftelijk verklaart dat de vertaling correct en volledig is uitgevoerd.

De exacte vereisten verschillen per land en zelfs per instantie.

In de praktijk wordt met een certified translation vaak een officiële vertaling bedoeld. Voor Belgische documenten voldoet een beëdigde vertaling in veel gevallen aan deze vereiste.

Notarized translation (notarieel bekrachtigde vertaling)

Een notarized translation is een vertaling waarbij een notaris een bijkomende rol speelt.

Belangrijk om te weten is dat een notaris de kwaliteit van de vertaling niet controleert. De notaris bevestigt bepaalde formaliteiten rond de handtekening of identiteit van de ondertekenaar.

In België worden notarieel bekrachtigde vertalingen relatief weinig gevraagd. Vaak gebruiken buitenlandse instanties de term notarized translation terwijl zij in werkelijkheid een beëdigde vertaling bedoelen.

Daarom is het altijd verstandig om de exacte vereisten van de ontvangende instantie na te kijken.

Legalized translation (gelegaliseerde vertaling)

Een legalized translation gaat nog een stap verder.

Na de beëdigde vertaling wordt een bijkomende procedure gevolgd waarbij de authenticiteit van de handtekening van de beëdigd vertaler officieel wordt bevestigd.

Afhankelijk van het bestemmingsland gebeurt dit via:

• Een apostille;
• Een legalisatie door een bevoegde overheid;
• Een bijkomende consulaire legalisatie.

Deze procedure wordt meestal gevraagd wanneer documenten in een ander land officieel gebruikt zullen worden.

Welke vertaling heeft u nodig?

Dat hangt volledig af van de eisen van de instantie waarvoor het document bestemd is.

In de meeste gevallen volstaat een Belgische beëdigde vertaling wanneer wordt gevraagd om een:

• Sworn translation;
• Certified translation;
• Official translation.

Slechts in bepaalde situaties is een bijkomende legalisatie of notariële tussenkomst vereist.

Conclusie

Een sworn translation is een beëdigde vertaling uitgevoerd door een beëdigd vertaler. Een certified translation is doorgaans een vertaling met een verklaring van de vertaler. Een notarized translation omvat een bijkomende tussenkomst van een notaris, terwijl een legalized translation een beëdigde vertaling is waarvan de authenticiteit officieel werd bevestigd via een apostille of legalisatie.

Omdat deze termen internationaal niet altijd op dezelfde manier worden gebruikt, is het belangrijk om na te gaan welke vereisten de ontvangende instantie precies oplegt. In de overgrote meerderheid van de gevallen volstaat een Belgische beëdigde vertaling die elektronisch werd ondertekend door een beëdigd vertaler.