Wie officiële documenten moet laten vertalen, krijgt al snel te maken met begrippen zoals origineel, afschrift, kopie en uittreksel. Hoewel deze woorden vaak door elkaar worden gebruikt, hebben ze niet dezelfde betekenis.
Dat onderscheid is belangrijk. Een overheid kan bijvoorbeeld een officieel afschrift vragen, terwijl u alleen een kopie bezit. Of een buitenlandse instantie vraagt een recent uittreksel, terwijl u een origineel document van twintig jaar geleden indient.
In dit artikel leggen we uit wat deze begrippen betekenen en waarom het verschil belangrijk kan zijn.
Wat is een origineel document?
Een origineel document is het document dat oorspronkelijk door de bevoegde overheid of instantie werd afgegeven.
Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- een diploma;
- een notariële akte;
- een vonnis;
- een huwelijksakte;
- een attest.
Sommige originele documenten worden slechts één keer afgegeven.
Dat geldt bijvoorbeeld vaak voor diploma’s.
Andere documenten kunnen later opnieuw worden opgevraagd.
Wat is een officieel afschrift?
Een officieel afschrift is een nieuwe officiële kopie die door de bevoegde overheid wordt afgegeven.
Het heeft dezelfde juridische waarde als het oorspronkelijke document.
Veel akten van de burgerlijke stand worden vandaag in de vorm van een officieel afschrift verstrekt.
Een officieel afschrift is dus veel meer dan een gewone fotokopie.
Wat is een kopie?
Een kopie is eenvoudigweg een reproductie van een document.
Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- een fotokopie;
- een scan;
- een foto;
- een digitale kopie.
Een kopie bewijst op zichzelf niet dat het oorspronkelijke document authentiek is.
Toch volstaat een duidelijke scan of foto in veel gevallen om een beëdigde vertaling op te stellen.
Of de ontvangende instantie later ook het originele document wil zien, is een andere vraag.
Wat is een uittreksel?
Een uittreksel bevat slechts een deel van de informatie uit een officieel register.
Het geeft dus niet noodzakelijk alle gegevens weer.
Een uittreksel uit de burgerlijke stand bevat bijvoorbeeld alleen de gegevens die voor een bepaalde administratieve procedure relevant zijn.
Het verschilt daardoor van een volledig afschrift.
Waarom vragen sommige overheden een recent afschrift?
Veel officiële documenten worden voortdurend bijgewerkt.
Denk bijvoorbeeld aan:
- echtscheidingen;
- adopties;
- naamswijzigingen;
- verbeteringen;
- latere vermeldingen.
Een recent afschrift bevat deze bijkomende informatie.
Een oud origineel document doet dat vaak niet.
Daarom vragen sommige overheden uitdrukkelijk een recent officieel afschrift.
Is een scan voldoende voor een beëdigde vertaling?
In de meeste gevallen wel.
Voor het opstellen van een beëdigde vertaling volstaat doorgaans een duidelijke scan of een kwaliteitsvolle foto van het document.
Dat betekent echter niet automatisch dat de ontvangende instantie geen origineel of officieel afschrift zal vragen.
De eisen voor de vertaling en de eisen voor de administratieve procedure zijn twee verschillende zaken.
Kan een oude geboorteakte nog worden gebruikt?
Dat hangt af van de ontvangende instantie.
Sommige overheden aanvaarden zonder probleem een oudere geboorteakte.
Andere vragen dat het document recent werd afgegeven.
In dat laatste geval zal meestal ook een nieuwe beëdigde vertaling nodig zijn, omdat de vertaling betrekking heeft op het nieuwe afschrift.
Waarom bestaan er zoveel verschillende documenten?
Overheden gebruiken verschillende soorten documenten voor verschillende doeleinden.
Een volledig afschrift bevat doorgaans meer informatie dan een uittreksel.
Een uittreksel is dan weer vaak voldoende voor eenvoudige administratieve procedures.
Door het juiste document te kiezen, kan een overheid de privacy van burgers beter beschermen en tegelijk de noodzakelijke informatie verstrekken.
Een kopie is niet hetzelfde als een officieel afschrift
Dat onderscheid zorgt regelmatig voor verwarring.
Wanneer een overheid vraagt om een officieel afschrift, volstaat een gewone fotokopie meestal niet.
Alleen de bevoegde instantie kan een officieel afschrift afleveren.
Een kopie die u zelf maakt, verandert daardoor niet in een officieel document.
Controleer altijd wat precies gevraagd wordt
Voordat u documenten aanvraagt of laat vertalen, is het verstandig om na te gaan welke versie de ontvangende instantie precies verlangt.
Vraag bijvoorbeeld na:
- Is een kopie voldoende?
- Moet het een officieel afschrift zijn?
- Wordt een uittreksel aanvaard?
- Mag het document ouder zijn dan zes maanden?
- Is een beëdigde vertaling nodig?
Door deze vragen vooraf te stellen, voorkomt u dat documenten later opnieuw moeten worden aangevraagd of vertaald.
Veelgestelde vragen
Is een scan hetzelfde als een officieel afschrift?
Nee.
Een scan is een digitale kopie van een document.
Een officieel afschrift wordt afgegeven door de bevoegde overheid.
Kan ik een kopie laten beëdigd vertalen?
Ja.
Voor de vertaling volstaat in de meeste gevallen een duidelijke scan of foto van het document.
Waarom vraagt een overheid een recent afschrift?
Omdat daarop vaak latere administratieve vermeldingen of wijzigingen zijn opgenomen.
Is een uittreksel hetzelfde als een volledige akte?
Nee.
Een uittreksel bevat meestal slechts de gegevens die voor een bepaalde procedure noodzakelijk zijn.
Kan een oude beëdigde vertaling worden gebruikt met een nieuw afschrift?
In de meeste gevallen niet.
De beëdigde vertaling heeft betrekking op het document waarop zij werd gebaseerd.
Wanneer een nieuw officieel afschrift wordt afgegeven, is doorgaans ook een nieuwe beëdigde vertaling nodig.
Besluit
De begrippen origineel, afschrift, kopie en uittreksel lijken sterk op elkaar, maar hebben elk een eigen juridische en administratieve betekenis. Het juiste document kiezen is belangrijk, omdat de ontvangende instantie vaak precies bepaalt welke versie moet worden ingediend.
Door vooraf na te gaan welk document vereist is, voorkomt u onnodige kosten, dubbele vertalingen en vertragingen in uw administratieve procedure. Een goede voorbereiding begint immers met het juiste document.