Wanneer u een officieel document moet voorleggen aan een Belgische of buitenlandse overheid, wordt vaak gevraagd om een beëdigde vertaling. Maar wat houdt dat precies in? Wie mag zo’n vertaling maken, en moet u nog altijd een papieren exemplaar laten legaliseren?
In dit artikel leggen we uit wat een beëdigde vertaling is, wie een beëdigd vertaler is en waarom een digitaal ondertekende pdf tegenwoordig in de meeste gevallen volstaat.
Wat is een beëdigde vertaling?
Een beëdigde vertaling is een officiële vertaling van een document die wordt uitgevoerd door een beëdigd vertaler. De vertaler verklaart daarbij dat de vertaling een getrouwe en volledige weergave is van het oorspronkelijke document.
Het is eigenlijk hetzelfde document, maar in een andere taal.
Daarom is het belangrijk dat alles wordt mee vertaald. Staat er iets op de achterkant? Zijn er stempels, handtekeningen of andere vermeldingen? Dan moeten die allemaal mee vertaald worden.
Beëdigde vertalingen worden vaak gevraagd voor:
- Geboorteakten
- Huwelijksakten
- Diploma’s en getuigschriften
- Strafregisteruittreksels
- Notariële akten
- Statuten van vennootschappen
- Gerechtelijke documenten
- Immigratie- en naturalisatiedossiers
Wie is een beëdigd vertaler?
Een beëdigd vertaler is een professionele vertaler die officieel bevoegd is om beëdigde vertalingen af te leveren. In België moeten beëdigde vertalers geregistreerd zijn in het Nationaal Register van Gerechtsdeskundigen en Beëdigde Vertalers, Tolken en Vertalers-Tolken.
Door hun eedaflegging verbinden zij zich ertoe om hun opdrachten onafhankelijk, nauwkeurig en volgens de geldende wettelijke voorschriften uit te voeren.
Wanneer een beëdigd vertaler een vertaling aflevert, bevestigt hij of zij officieel dat de vertaling overeenstemt met het originele document. De beëdigd vertaler is een neutrale en onafhankelijke taalprofessional. Hij werkt niet voor de overheid en is geen ambtenaar. Zijn taak bestaat erin de inhoud van een document volledig en correct van de ene taal naar de andere over te brengen, zonder iets toe te voegen, weg te laten of te wijzigen.
Welke elementen moet een beëdigde vertaling bevatten?
Een beëdigde vertaling bevat doorgaans:
- De volledige vertaling van het originele document;
- Een beëdigingsverklaring van de vertaler;
- De naam en identificatiegegevens van de beëdigd vertaler;
- Een unieke registratiereferentie;
- De elektronische handtekening van de vertaler.
Deze elementen maken het mogelijk voor overheden, universiteiten, rechtbanken en andere instanties om de authenticiteit van de vertaling te controleren.
Sinds COVID-19: de elektronische versie is het origineel
Een belangrijke verandering die veel mensen niet kennen, is dat beëdigde vertalers in België sinds de digitalisering die tijdens de COVID-19-periode werd versneld, hun vertalingen elektronisch kunnen ondertekenen.
Dankzij deze wettelijke mogelijkheid wordt de digitaal ondertekende pdf beschouwd als het originele exemplaar van de beëdigde vertaling.
De elektronische handtekening garandeert de authenticiteit van het document en maakt het mogelijk om de identiteit van de beëdigd vertaler en de integriteit van de vertaling te verifiëren.
Is een papieren versie nog nodig?
In de overgrote meerderheid van de gevallen is een papieren versie vandaag niet meer noodzakelijk.
Belgische overheidsdiensten, universiteiten, gemeenten, immigratiediensten en vele buitenlandse instanties aanvaarden de elektronisch ondertekende pdf zonder problemen.
Dat biedt verschillende voordelen:
- Snellere levering;
- Geen verzendkosten;
- Geen risico op verlies tijdens de postverzending;
- Eenvoudig doorsturen naar meerdere instanties;
- Onmiddellijke beschikbaarheid overal ter wereld.
Alleen in uitzonderlijke situaties kan een instantie nog expliciet vragen om een papieren exemplaar. Wanneer dat het geval is, kan de beëdigd vertaler meestal ook een fysieke versie voorzien.
Moet een beëdigde vertaling nog gelegaliseerd worden?
Dat hangt af van het land waar het document zal worden gebruikt.
Sommige landen vragen naast de beëdigde vertaling ook een legalisatie of apostille. Dit is een aparte procedure waarbij de handtekening van de beëdigd vertaler officieel wordt bevestigd.
De vereisten verschillen van land tot land. Daarom is het altijd verstandig om vooraf na te gaan welke formaliteiten de ontvangende instantie precies vraagt.
Conclusie
Een beëdigde vertaling in België moet worden uitgevoerd door een officieel geregistreerde beëdigd vertaler. De vertaling bevat een beëdigingsverklaring en wordt voorzien van een elektronische handtekening die de authenticiteit van het document garandeert.
Sinds de invoering van digitale ondertekening is de elektronisch ondertekende pdf het originele document. Daardoor is een papieren versie in de meeste gevallen niet langer nodig, wat de procedure sneller, eenvoudiger en efficiënter maakt voor zowel particulieren als bedrijven.
Heeft u een beëdigde vertaling nodig voor een diploma, akte, gerechtelijk document of administratief dossier? Neem gerust contact op met een professionele beëdigd vertaler voor advies over de specifieke vereisten van uw bestemming.